AVS automātiska elektronisko dokumentu sūtīšana.
Ievads
Ņemot vērā arvien pieaugošo elektronisko dokumentu apmaiņu, AVS izstrādāja Noliktavas programmas dokumentu speciālu sagatavošanu un automātisku sūtīšanu adresātam. Visu izveidoto dokumentu automātiska sūtīšana notiek pēc vienas pogas nospiešanu Noliktavas programmā. Programma kontrolē nosūtīšanas faktu, tāpēc pogu var spiest gan vienu reiz dienā, gan vairākkārt. Pirmkārt tas attiecas uz elektroniskiem rēķiniem – faktūrām, izejošām pavadzīmēm, ieejošām pavadzīmēm. Pēc vajadzības var izveidot arī citu Noliktavas dokumentu (iekšējie pārvietojumi, norakstīšanas akti, inventarizācijas un citi) elektronisko sūtīšanu. Prasības, kas ir jāizpilda, lai elektronisku dokumentu sūtīšana notiktu ir:
Jāuzliek jaunākā AVS Noliktavas programmas versija un jāiestata sūtāmo dokumentu grafiskās versijas. AVS projekta vadītājs var sniegt tehnisku palīdzību šajā darbā.
Katra dokumentu saņēmēja juridiskās adreses kartiņā laukā “Internets” ir jāievada elektroniskā pasta kastīte.
Ja sūtāmās informācijas apjoms ir neliels, tad var mēģināt izmantot esošo pastkastīti. Tomēr elektroniskā pasta nodrošinātāji (Inbox, LMT, Apollo) kontrolē spama parādīšanos uz saviem serveriem un nobloķē masveida vēstuļu sūtīšanu. AVS piedāvā izmantot Inbox.eu, caur kuru par nelielu samaksu (1 EUR mēnesī) var sūtīt tūkstošiem vēstuļu dienā. Turklāt, ja uzņēmuma ir WEB lappuse, tad caur to var organizēt savu Mail serveri un arī pasta kastītes WEBA nosaukumu, piemēram janis@firmaA.lv, peteris@firmaA.lv un tt. AVS. AVS inženieri var organizēt pasākumus Uzņēmuma elektronisko vēstuļu sūtīšanas – saņemšanas uzlabošanai;
Automātiskas elektronisko dokumentu sūtīšanas darbība.
Jaunākajās AVS Noliktavas programmas versijās Eksp/Ipm sadaļā
parādījās jauna iespēja :”Elektroniskie dokumenti”. Ja ir
izpildīti ievadā norādītie nosacījumi noliktavas dokumentu ievada
sadaļa ir ievadīts kaut kāds dokumentu skaits, var doties un
“Elektroniskie dokumenti” izvēlni. Parasti to dara
vienreiz dienā, kad visi dokumenti ievadīti. Bet to var darīt arī
biežāk, kad steidzīgi ir jānosūta kāds vien dokuments. Kā jaut tika
minēts, to var darīt droši, nedomājot par to, vai tieši
tas, kas jāsūta aizies.
Kad nostrādā izvēlne “Elektroniskie dokumenti”, parādās sekojošais ekrāns
Ekrāna
augšējā malā ir redzams laika periods, par kuru tiek rādīti
dokumenti par laika periodu no 10.07.14 lidz 10.07.2014, tātad,
piemērā par vienu, tekošo dienu. Aile “Nosūtīts”
vēl nav nav aizpildīta. Nenosūtīto dokumentu sarakstā ir parādīts
dokumenta veids, numurs, datuma, adresāts, pasta adrese un pie
vēstules pieliekamā PDF faila nosaukums. “Attach”.
Turklāt ekrānā ir parādīts lauks “Subject”, kas parasti
vēstulēs norāda vēstules nosaukumu, tēmu. To, aī vēstules tekstu, kā
arī sūtīšanas apakš adresāt (lauks C.c.) var mainīt un
pielāgot uzņēmuma vajadzībā, nospiežot pogu F2
Vēl ir jāpiebilst,n par to, ka, ja elektroniskie rēķini tiek veiksmīgi nosūtīti, kolonā OK parādās krustiņš. To ar Enter taustiņu var noņemt un likt programmai sūtīt vēstuli vēl reizi. Tas varētu būt nepieciešams gadījumos, kad elektroniskā vēstule un rēķins kaut kādu iemeslu dēļ tomēr nenonāk līdz adresātam (vīrusi, pasta servera kļūda u.c.).
Programmā vēl ir iespēja uzlikt filtru (Ctrl+F)
Izmainot
laika diapazonu, programma rāda tajā izrakstīto dokumentu sarakstu,
ar noštīšanas atzīmi un bez tās. Kā jau tika minēts,
jebkuru sarakstā redzamo vēstuli ar pavaddokumentu var sūtīt vēl
reizi, noņemot krustiņu. Filtra lejas daļa ir vieta, kur var uzlikt
filtru uz konkrētu adresātu – juridisko vai fizisko personu.
Otrajā gadījumā ir jāieliek ķeksītis šādai izvēlnei. Tādējādi
Filtrs šo noliktavas programmas sadaļu veido arī kā atskaiti
par elektronisko dokumentu sūtīšanu
Filtra vidusdaļa ar filtra palīdzību var iestatīt kādi konkrēti dokumenti ir sūtāmi, un ar kādām konkrēti izdrukas formām tie aizies pie adresāta. Tas ir lietderīgi, jo katram no dokumenta veidiem var būt dažādas izdrukas formas, ne tikai elektroniskā veidā gatavojamas.
Video klipu par AVS elektronisko dokumentu automātisku sūtīšana
var redzēt šeit
Aicinām izmēģināt AVS automātisku elektronisko dokumentu sūtīšanu un ietaupīt gan papīru, gan pasta izdevumus, un, pats galvenais, visdārgāko kas mums ir – laiku!
AVS
2014. gada jūlijs
