AVS lietvedība

AVS lietvedības pamatā ir Kalendārs. Katrs uzņēmuma dokuments ir notikums kalendārā. Lietvedībā ir sekojošas sadaļas:

1. Vēstules

Lai Uzņēmuma vēstules tiktu uzskaitītas un kontrolētas, tiek izmantotas AVS Kalendāra (Programmas) funkcijas sekojošā veidā:

1.1. Vēstules sagatavo uzņēmuma darbinieki un saglabā speciālajā AVS sarakstes direktorijā. Piemēram c:\AVS\SARAKSTE. Lai atšķirtu vēstules pa gadiem, un ja vēstuļu ir daudz, šajā direktorijā var izveidot apakš direktorijas. Piemēram /2015 /2016 un tt. Kad vēstules ir pārbaudītas, izdrukātas, parakstītas un izsūtītas pa pastu, tās ir jāpiereģistrē kalendārā. Vēstule var būt sagatavota WORD dokumenta veidā – piemēram E:\WWWroot\AVS\Kalendars\vestule1.doc. Šī vēstule jau ir sūtāma adresātam.

Pēdējā laikā arvien aktuālāka kļūst dokumentu PDF formāta lietošana sarakstē. PDF dokuments ir iegūstams un saglabājams vajadzīgajā direktorijā ar datorā esošo PDF creator vai citām sistēmām. Domājot par dokumentu elektronisko parakstīšanu ir jāzina, LVRTC sadarbībā ar UR, kas izstrādāja un uztur elektroniskā paraksta sistēmu, iesaka instalēt AdobeReader X, vai AdobeReader XI, kas nodrošina gan PDF formāta elektronisko parakstīšanu, gan paraksta verifikāciju. Tā pati vēstule pārvērsta PDF formātā izskatās sekojoši – E:\WWWroot\AVS\Kalendars\Vestule1.pdf. Parakstīta un verificēta ar to pašu AdobeRaeder vēstule kļūst tāda – E:\WWWroot\AVS\Kalendars\Vestule11.pdf. PDF formāts, it sevišķi elektroniski parakstīta vēstule ir pret viltojumiem pasargāts dokuments. Elektroniski parakstīt var arī Word, Excel dokumentus, izmantojot bankas konta paroles, arī personas apliecības vai paraskta ID kartes. Uzņēmums izvēlās tādu veidu, kas tam liekas ērtāks un izdevīgāks. Par to vairāk var izlasīt šeit – https://www.eparaksts.lv/lv// AVS līguma ietvaros var veikt šo diezgan sarežģītu dokumentu elektroniskā paraksta ieviešanu un tā pielāgošanu Uzņēmuma vajadzībām.

Lietvedības apraksts ir labāk saprotams, ja programmas lietotājs jau lieto Programmu, ir iepazinies ar Kalendāra darbības principiem – šeit http://www.avs.lv/Kalendars/kalendars.html#principi. Elektroniski parakstītās, vai neparakstītās ieejošās vai izejošās vēstules pēc to izsūtīšanas reģistrē Kalendārā kā notikumu sekojošā veidā:

Attēlā ir redzams, ka notikuma kartītei ir pielikta vēstule, rakstīta uzņēmumam Avan SIA no uzņēmuma salona Daugavpilī. Atbildīgs par šīs vēstules gaitu un rezultātiem ir Uzņēmuma, Kalendāra lietotāja darbinieks Rolands Dubrovskis. Savukārt Avan SIA darbinieks, kurš varētu būt atbildīgs par šo darījumu vai atbildi uz vēstuli varētu būt Aivars Bisenieks. Piezīmes laukā uzskatāmībai ir pierakstīti vēstules atribūti un īss apraksts. Tas ļauj ātri atrast šo vēstuli, uzklikšķinot ar peli uz pasvītrota teikuma “Elektroniski parakstīta vēstule” kartītes vidusdaļā.

Lai vēstule neaizmirstos un par tās rezultātiem varētu sākt savlaicīgi interesēties, tiek izveidota šī notikuma kopija – taustiņš “Kopēt notikumu”. Pēc tā nospiešanas parādās sekojošas iespējas:

Notikuma kopiju var iztaisīt mēnesi uz priekšu (lietvedībā pieņemts atbildes termiņš, ātrāk vai vēlāk, vai iekopēt biežākai (1.2.3 reizes nedēļā) vai retākai kontrolei. Galvenais, ka šis notikums, gaidāma atbilde uz vēstuli netiks aizmirsta un pazaudēta Uzņēmuma informācijas plūsmās.

Piemērā parādītā vēstule tika iereģistrēta AVS datu bāzē sekojošā veidā:

Ja vēstulei būtu vēl rezultāts, vai sakarā ar to tiktu izrakstīti Noliktavas dokumenti (Kartītē ir redzama poga “Jauns AVS dokuments”), tad arī visas citas kolonas tiktu aizpildītas. Informācija par vēstuli tiktu papildināta vēl ar tai sekojošu informāciju.

Patiesībā tādas vienas tabulas, kura glabājas informācija par vēstules veidu, adresātu, atbildīgo darbinieku AVS datu bāzē nav. Kalendāra lietotājs var pēc savas vēlmes pieprasīt un iegūt sarakstes reģistru par jebkuru laika diapazonu, izmantojot Programmas atskaišu sistēmu:

Programmas lietotājs pēc savas izvēles var izvēlēties sekojošus filtrus atskaitei (sarakstes reģistram):

- laika periodu – jebkuru, gada, mēneša, par visu Programmas darbības laiku;

par konkrētu sadarbības partneri. Ja to neizvēlās atskaite rādīs saraksti ar visiem partneriem;
Struktūrvienība dod iespēju nofiltrēt konkrētas Uzņēmuma struktūrvienības (Nodaļas, filiāles) saraksti;
Programma var nofiltrēt konkrēta Uzņēmuma darbinieka kontrolē atrodošos saraksti;
kontakta veids ir jāizvēlas “Vēstule”, vai kāds cits kontakta veids, kas atbildīs sarakstei;
var izvēlēties arī kontakta rezultāta filtru;
filtru var uzlikt arī uz konkrētā teritorijā esošiem uzņēmumiem – sadarbības partneriem. Piemēram sarakste ar Daugavpils esošiem uzņēmumiem;
arī sadarbības partneru darbības nozare, ja uzņēmumu kartītēs šī informācija ir ievadīta, var būt kā filtrs atskaitei;
lodziņš “Nav rezultāta” ir ļoti svarīgs, lai iegūtu atskaiti par savlaicīgi neizpildītiem uzdevumiem par saraksti. Tāpat var iegūt sarakstu par Uzņēmuma neatbildētām vēstulēm;
lai atskaite būt pilnīgāka ir jāatzīmē ar ķeksi, ka jārāda Dokumenti un Komentāri. Programma “pēc noklusēšanas” piedāvā atskaiti iesniegt notikumu saraksta veidā. Tas ļauj ar kursoru pārvietoties pa sarakstu, ar Enter vai peles dubultklikšķi izvēlēties kādu no tikumiem, to paskatīties, palabot un saglabāt izmaiņas. Lai iegūtu iepriekš parādīto atskaites formu, ir jāizvēlas atskaites sūtīšanu Failā.

Uz ekrāna redzamo pirms drukas skatu var eksportēt Wrd, Excel, HTML (Internet Explorer) struktūrās. Pārejot uz dokumentu elektronisko glabāšanu Programmas lietotājam nav jācenšas atskaites drukāt uz papīra, bet gan pieprasīt un izmantot atskaites, kad tas ir nepieciešams.

1.2. Elektronisko vēstuļu uzskaite.

AVS ir izstrādājusi Kalendāra e-mail automātisku apstrādi. Tas nozīmē to, ka:

visas ienākošās vēstules automātiski veido notikumu Kalendārā sekojošā veidā:

Piemērir no VID ienākusi vēstule, kura, neko nedarot ar savu pastkastīti, automātiski izveidoja notikumu, kurā redzams, ka 01.07.2015 13:12:15 ir ienākusi vēstule no VID EDS robota elektroniskās pasta kastītes. Notikumā, nezinot vēstules saturu un iespējamo atbildīgo par to, ailē “Mūsu darbinieks” ailē tiek ierakstīts, piemēram biroja vadītājs. Kad ar vēstuli iepazīstas Uzņēmuma vadība, “Piezīmē” tiek ierakstīta tās rezolūcija. Turklāt var mainīt atbildīgo par izpildi, ievadīt kontaktpersonu no vēstules autora puses, nozīmēt nodaļu (filiāli) uz ko attiecas šī ieejošā vēstule. Notikumu var iekopēt gaidāmajā uz vēstuli atbildes dienā. Kā jau tika pieminēts, sagatavot atbildi vai citu AVS Noliktavas programmas dokumentu arī var šajā sakarā ar ienākošo vēstuli notikumā. Un visbeidzot, vēstule tiek atvērta ar ekrāna vidusdaļā redzamo pasvītrotu norādi uz vēstuli. Noklikšķinot uz tās, atveras vēstule teksts un citi atribūti:

Kā redzams, vēstuli var pārsūtīt(Forward), uz to atbildēt (Replay). Vēstule neatkarīgi no tā vai tā būs nodzēsta pastkastes Inbox direktorijā, vai pārvietota uz citu direktoriju, gan ziņas par vēstuli, gan notikums par to glabāsies Kalendāra datu bāzē cik vien tas būs nepieciešams. Tādējādi strādājot tikai ar Kalendāru, nav jāuztraucas par to, ka tiks nepamanīta vai neatbildēta kāda no ienākošām vēstulēm. Lai tas strādātu ir jāuztur savu sadarbības partneru pircēju, piegādātāju, valsts iestāžu, ar kurām Uzņēmumam ir saistība adrešu datu bāze, kurā tiek ievadīta Internet adrese. Ir jāatceras, ka jo vairāk ir informācijas par citām personām, jo mazāk tiks saņemtas vēstules no nezināma autora.

Ja tomēr tāda vēstule ir saņemta, bet teksts norāda uz to, kas ir vēstules autors, biroja vadītājs var to ievadīt attiecīgajā notikuma ailē “Klients”, izvēloties to no saraksta. Ir jāatceras, ka uzreiz ar jaunu adresi jāpapildina AVS Noliktavas datu bāze. Vienam uzņēmumam ir iespējamas vairākas fiziskās adreses, tāpat arī elektroniskā pasta adreses. Gadījumā, ja cita juridiska vai fiziska persona vēl nav datu bāzē, bet vēstule šķiet interesanta tālākam darbam, tad ir jāievada jauna juridiska vai fiziska persona ar attiecīgo informāciju par elektronisko adresi.

Turklāt par vēstulēm no nezināmām adresēm, kuras uzskatāmas kā SPAM, programma ieliek speciālā direktorijā. Tomēr šī direktorija ik pēc laika jāpārbauda tāpēc, ka kādreiz kļūdas pēc lietderīgas elektroniskās vēstules tiek atzīmētas kā SPAM. To var labot, pieaicinot savu sistēmas administratoru.

Lai elektroniski izsūtītās izejošās vēstules tāpat izveidotu notikumu, elektroniskās pastkastītes direktorijas “Sent” ir jāiekopē AVS\MAILS direktorijā. Visu šo sistēmu saskaņa ar līgumu konfigurē AVS inženieri, kas arī pamāca, kādā veidā tas notiek. Atkarībā no tā, kādus elektroniskā pasta serverus izmanto Uzņēmums, šī konfigurācija tiek veidota individuāli. Tādēļ arī izejošo elektronisko vēstuļu automatizēta kopēšana notikumos var būt savādāk. Bet arī šajā gadījumā nav jāuztraucas par to, ka izejošā vēstule tiks “aizmirsta”, arī atbilde uz to.

Pirms sāk ieviest tādu elektronisko vēstuļu uzskaiti Kalendārs programmā, Uzņēmumam ir jāpārdomā cik un kādas elektroniskās pasta adreses būs Uzņēmuma oficiālas informācijas avoti. Sistēmā var būt “iedarbinātas” vairākas dažādos pasta serveros atrodošās pasta kastītes. Pie reizes ir arī jāpārdomā, un ar rīkojumu jāiedibina Uzņēmuma elektroniskā paraksta piešķiršanas kārtībā. AVS var sniegt metodisku palīdzību visu šo jautājumu sakārtošanā.

2.. Komandējumi

AVS Kalendārs ir arī izmantojams komandējumu noformēšanai un to izpildīšanas kontrolei. AVS izstrādāts komandējuma rīkojuma forma, kas ir apvienota ar komandējuma atskaiti ir redzama šeit E:\WWWroot\AVS\Kalendars\KomandejumaRikojums.html Šī forma tiek pildīta kā MS Word dokuments un to aizpilda komandējamais vai viņa priekšnieks un tiek saglabāts speciālā direktorijā, piemēram c:\avs\docs\komandējumi\234-30072015.doc, kur 234 ir rīkojuma numurs, 30072015 ir rīkojuma datums.

Kā jau tika pieminēts, rīkojums, kas var būt uzrakstīts MS Word, tiek piestiprināts notikumam, izdrukāts uz papīra, apstiprināts un izsniegts komandējamam darbiniekam. Sākumā komandējuma rīkojums tiek aizpildīta 1. rīkojuma daļa šādi – E:\WWWroot\AVS\Kalendars\KomandejumaRikojums1.html/ Esot komandējuma vietā, komandējamais uz uz papīra izdrukātā rīkojuma var saņemt komandējuma vietas atzīmes par ierašanos un komandējuma vietas pamešanu. Gadījumos, kad komandējums notiek ārzemēs, rīkojums tiek drukāts divās valodās, lai komandējuma vietas darbinieki saprot rīkojuma saturu.

Ja Šis 30/07/2015 izveidotais notikums ar piestiprinātu komandējuma rīkojumu ir jānokopē uz komandējamā atgriešanās datumu. Tas ir nepieciešams, lai savlaicīgi pabeigtu rīkojuma noformēšanu un norēķinus par komandējumu. Galīgi noformēts rīkojums var izskatīties šādi E:\WWWroot\AVS\Kalendars\KomandejumaRikojums2.html. Dokumentu var atvērt arī grāmatvedības darbinieki un uz tā bāzes ievadīta Bilancē avansa izlietojuma atskaiti un izsniegt komandējamam darbiniekam naudu komandējuma izdevumu segšanai. Ja Uzņēmums pieņem lēmumu par to, ka komandējuma vietā uz papīra nav jāatzīmē ierašanās un aizbraukšanas laiks, tad komandējuma rīkojums var tiek veidots un saglabāts elektroniskā veidā. Šajā gadījumā ir nepieciešams komandējuma rīkojumu parakstīt elektroniski kārtībā, kas tika parādīta iepriekš.

Sakarā ar to, ka “Komandējums” ir atsevišķs Kalendāra notikums, Programmas lietotājs var labi pārvaldīt šo Uzņēmuma lietvedības jomu. Izmantojot atskaišu sistēmu var ātri atrast informāciju par to:

cik daudz un kur katrs no Uzņēmuma darbiniekiem brauc komandējumos;
kādi komandējuma rīkojumi nav savlaicīgi noformēti līdz galam;
ar atskaites palīdzību var saņemt komandējumu rīkojumu reģistru dažādos laika, struktūrvienību, darbinieku griezumos.

3. Uzņēmuma pasākumu vai darbu plāni

Parasti Uzņēmuma biroju vadītājiem vai tehniskām sekretārēm tiek uzdota pasākumu vai darba plānu noformēšana. Šim mērķim visbiežāk izmanto Excel failus, kurus ir ērti sakārtot pa kolonām. Tādējādi Excel faila informācija ir viegli analizējama un labi pārskatāma. Katrā no Excel faila ailēm var ievietot norādi uz Internet, failu, attēlu un tt. Notikums par pasākumu plānu varētu būt tāds:

Psākumu Tāpat kā citi Katra pasākuma plāna punktam var būt cits izpildītājs. Tomēr Uzņēmuma vadība nozīmē vienu projekta vadītāju, kas atbild par visa pasākuma izdošanos. Lai varētu kontrolēt katra punkta izpildes laiku, tad ir jāieskatās pasākumu plānā. Plāna piemērs ir redzams zemāk:

lai varēt katra punkta izpildi, notikumu ar piestiprinātu pasākumu plānu iekopē 5 datumos, kuros ir jābūt izpildītiem atsevišķiem plāna punktiem. Katrā no kopijām var ailē “Mūsu darbinieks” var ielikt par konkrēta punkta izpildi atbildīgo darbinieku. Arī tad, kad pasākuma punkts nav izpildīts, tas jākopē tālāk, ieliekot kā rezultātu “Varbūt vēlāk” vai “Nokavēts”. Otrajā gadījumā Uzņēmuma vadībai būs iespējams redzēt kādi pasākumu plāna punkti ir nokavēti, un kas par to atbildīgs.

Tāpat kā sarakstes un rīkojumu gadījumā, darbs ar plāniem, to kontrole un informācija par to ir saņemama dažādos griezumos.

AVS