AVS AUTO SERVISA vadības programmas apraksts un darbības instrukcija
AVS AUTO SERVISA vadības programma (turpmāk - programma) ir domāta auto servisa darba automatizācijai. Programma automatizē pasūtījumu pieņemšanu, auto un to īpašnieku datu bāzu uzturēšanu, kā arī iekārtu un apkalpes meistaru darba vadību. Programma plāno iekārtu darbu un kontrolē to noslodzi. Programma strādā kopā ar AVS noliktavas programmu, izmanto Noliktavā esošo preču krājumus, lai iekļautu vajadzīgos materiālus auto remontos. Programma pieļauj ievadīt pakalpojumu apmaksas dokumentus, mainīt pakalpojumu tarifus, ģenerē rēķinus - faktūras, pavadzīmes un darba uzdevumus. Kopā ar Noliktavas programmas atskaišu sistēmu ir iespējams kontrolēt debitorus, materiālu krājumus un veikt citas grāmatvedības funkcijas, jo programma ir uzņēmuma vienotas AVS (automatizētās vadības sistēmas) sadaļa. Programmas dokumenti rada kontējumus un kontu saldo izmaiņas, kas ietekmē uzņēmuma bilances un kontu apgrozījumu stāvokļus.
Ja palaiž programmu kā AVS sadaļu, parādās ekrāns, kurā ir iespējams
Att.1
skatīties atskaites, veikt informācijas ievadīšanu un strādāt ar palīglīdzekļiem. Parasti izvēlās informācijas ievadīšanas sadaļu, jo parasti programmas ekspluatācija notiek caur pasūtījumu, darba uzdevumu, pavadzīmju rēķinu - faktūru ievadīšanu un izdruku. Tomēr, lai labāk izprastu programmas darbību, tās apraksts sākas ar palīglīdzekļu darbības aprakstu.
Palīglīdzekļi, kā tas ir redzams uz ekrāna, ja izvēlās šo programmas sadaļu, sastāv no sekojošām apakšas sadaļām:
Att 2
1.1. Uzņēmumu - auto īpašnieki, piegādātāji, pircēji un citas juridiskas personas, kurām ir darījumi ar uzņēmumu - programmas lietotāju.
Ja izvēlas palīglīdzekļu uzņēmumu apakšas sadaļu, sākumā parādās uzņēmumu saraksts, no kura nospiežot pirmos uzņēmumu nosaukumu burtus, ātri var atrast vajadzīgu un ar Enter taustiņa palīdzību var redzēt uzņēmuma kartiņu. Informāciju par uzņēmumiem parasti ievada Noliktavas vai Bilances programmās. Tomēr ar Servisa programmā informāciju par uzņēmumu var papildināt, piemēram, ar tālruņu numuriem. Lai gan cita, papildus, pilna informācija par uzņēmumu ir redzama Noliktavas programmas palīglīdzekļu sadaļā.
1.2. Cilvēki - auto īpašnieki, piegādātāji, pircēji un citas fiziskas personas, kurām ir darījumi ar uzņēmumu - programmas lietotāju. Šajā pašā datu bāzē glabājas informācija arī par uzņēmuma - programmas lietotāja darbiniekiem. Tāpat kā gadījumā ar uzņēmumiem, sākumā tiek rādīts viss fizisko personu saraksts, no kura ar Enter var izvēlēties vajadzīgo, un redzēt fiziskās personas kartiņu. Ja Noliktavas vai Bilances programmās nav ievadīta vajadzīgā informācija, to tāpat kā gadījumā ar uzņēmuma kartiņu, var papildināt.
1.3. Auto modeļi ir automašīnu veidu klasifikators, kas palīdz labāk aprakstīt auto, pielietojot kodēšanu, kas nav redzama programmas lietotājam. Tas ir tikai Servisa programmai piederošs klasifikators, kas palīdz ātrāk ievadīt ziņas par auto. Ja izvēlās šo palīglīdzekļu sadaļu, ir iespējams redzēt, papildināt un labot auto modeļu sarakstu. Smagiem auto ir iespējams ievadīt celtspēju.
1.4. Automašīnas ir konkrētas ar valsts zīmēm aprīkotas konkrētiem īpašniekiem piederoši auto, kuriem unikāls ir virsbūves numurs. Auto sarakstā ir redzams tā modelis, īpašnieks un valsts numurs.
Saraksta lejas daļa ir redzams, ka var
Ins - papildināt automašīnu sarakstu: Ja izvēlās šo iespēju, parādās tukša auto kartiņa. Kartiņu var aizpildīt, izmantojot uz kartiņas parādītos funkcionālos taustiņus:
F1: Auto markas:
Att.3
Kā jaunums programmā ir parādījusies iespēja ievadīt reglamenta darbus. Katram auto modelim pēc izgatavotāja norādījumiem ir nepieciešams veikt apkalpošanu vai detaļu nomaiņu pēc noteikta ieskrējiena vai ekspluatācijas laika. Nospiežot taustiņu F3 iespējams izsaukt ekrānu, kurā ir iespējams katram modelim ievadīt apkalpošanas darbus un ieskrējienu, kā tas ir parādīts zemāk parādītajā attēlā
Att.4
F2 - auto īpašnieks. Ja nospiež F2 sākumā parādās juridisko vai fizisko (pēc operatora izvēles) saraksts, no kura var izvēlēties vajadzīgo un aizpildīt par šī auto īpašnieka stāšanās īpašuma tiesībās datumu un šo tiesību beigu datumu. Pie reizes var ievadīt auto valsts reģistrācijas numuru. Tādējādi katram auto var ievadīt neierobežotu skaitu īpašnieku un valsts reģistrācijas numuru nomaiņu.
F3- informācija par dzinēju tiek rādīta, papildināta un labota tāpat kā informācija par auto īpašnieku. Nospiežot taustiņu F3 un Ins var ievadīt, labot papildināt un dzēst informāciju par dzinēja stāvokli un nomaiņām uz izvēlēta auto. Ekrāna ir redzams, ka papildus dzinēja numuram var ievadīt dzinēja tilpumu un kartera eļļas ietilpību litros, kā arī norādīt degvielas tipu - B - benzīns, G- gāze, D - dīzeļdegviela. Var būt GB - gāzes un benzīna kombinācija. Šī informācija palīdz operatoriem orientēties, plānojot veicamos apkalpošanas darbus.
F4- transmisijas stāvoklis - ir transmisijas numura ievadīšana un nomaiņa laikā notiek līdzīgi dzinēja nomaiņai.
F5 – noskrējiens
Noskrējiens ir informācija par auto noskrējienu uz to dienu, kad tas ir ienācis servisā remontam vai profilakses apkalpošanai. Nav jācenšas izdibināt katra mēneša vai gada noskrējienu, ja tādas informācijas nav. Tomēr, atzīmējot noskrējienu uz to dienu, kad tiek veikti darbi servisā, pēc ilgāka laika rodas priekšstats par auto noslogojumu, kas ļauj piedāvāt speciālus pasākumus auto mūža pagarināšanai.
Aizpildot visu informāciju par auto, kartiņā ir redzama pēdēja informācija par īpašnieku, dzinēju, transmisiju, nsokrējienu. Lai redzētu iepriekšējo informāciju, ir nepieciešams izmantot tos pašus taustiņus F2, F3, F4 un F5, kas parādīs auto parametru izmaiņu laikā.
1.5. Iekārtas ir auto servisam piederošās mašīnas un mehānismi ar kuru palīdzību tiek sniegti pakalpojumu auto īpašniekiem.
Ja izvēlās šo palīglīdzekļu sadaļu, parādās servisā esošo iekārtu saraksts. Atrodoties šajā sarakstā var:
Ins- papildināt iekārtu sarakstu. Enter -labot iekārtas kartiņu, kas ir darāms, kad kartiņa jau aizpidīta.
Taustiņš F1 dod iespēju ievadīt iekārtas darba laiku:
Tas ir nepieciešams, lai programmas operatoram nav jādomā par iekārtas darba laikiem. Programma ļaus ievadīt pakalpojumu plānu iekārtai ārpus tās darba laika ar brīdinājumu.
Taustiņš F2 - pakalpojumi piesaista katrai iekārtai sniedzamo pakalpojumu sarakstu. Ekrānā redzams, ka kaut kādi pakalpojumi jau ir piesaistīt šai iekārtai. Programma ļauj papildināt sniedzamo pakalpojumu klāstu, labot piesaistītos pakalpojumus un dzēst tos. Nospiežot Ins, parādās pakalpojumus grupu saraksts.
Att.5
Ar taustiņa F2 palīdzību ir iespējams izsaukt visus pakalpojumu grupas pakalpojumus. Programmas lietotājam ir iespējams piesaistīt iekārtai gan visus pakalpojumu grupas pakalpojumus, gan konkrētu pakalpojumu, gan papildināt un ievadīt jaunu pakalpojumu, par ko norāda taustiņu apzīmējumi kartiņas lejas daļā un paziņojumi uz ekrāna, piemēram:
Kad kāds pakalpojums ir piesaistīts iekārtai, var parādīt, kādi materiāli tiek pielietoti sniedzot pakalpojumu vienmēr (pēc noklusēšanas). Mūsu piemērā “Kaste kartona” kura tiek izmantota vienu reizi izjaucamo agregātu detaļu salikšanai. Tāpat var ievadīt šampūnus un vaskus automazgātuvē, svina svarus riteņu balansēšanai un tt.
Att.6
Pakalpojumu piesaistīšana konkrētai iekārtai ir mērķtiecīga un pareiza tādēļ, ka:
- katra no iekārtām, neskatoties uz to, ka tai piemīt kopīgas īpašības (piemēram, celtspēja) var būt aprīkota ar specifiskiem papildinājumiem (piemēram, izplūdes gāzes diagnostika). Tādēļ ir svarīgi ievadīt precīzu pakalpojumu klāstu katrai no iekārtām;
- ievadot konkrētus iespējamos pakalpojumus katrai no iekārtām, programma piedāvās pakalpojumu sniegšanas vietu izejot no iekārtas darba laika, bet arī izejot no iekārtas iespējām. Tas ir ļoti svarīgi pie liela iekārtu un pakalpojumu skaita, kas tiek izpildīti auto servisā, jo operators nav spējīgs tādos apstākļos pieņemt pareizu lēmumu bez programmas palīdzības.
1.6. Pakalpojumi ir datu bāze, kur tiek glabāta informācija par servisa sniegtajiem pakalpojumiem dažādiem auto veidiem, to izcenojumi un cita klasificēta informācija par pakalpojumiem.
Ja izvēlās pakalpojumu ievadīšanas, labošanas un dzēšanas iespēju, programma pieļauj papildināt pakalpojumu sarakstu no kopīgā AVS
Att.7
1.7. Kalkulators iz palīglīdzeklis, ar kura palīdzību var veikt matemātiskus aprēķinus, ja programmas lietotāja rīcībā nav parastais kalkulators.
1.8. Lietotāju līmeņi ir palīglīdzekļu sadaļa, kurā sistēmas administratoram tiek dota iespēja piešķirt programmas lietotājiem dažādas iespējas operēt ar programmu. Tas ir parādīs AVS attiecīgajās apraksta sadaļās un nav šīs (servisa) programmas operatora kompetencē. Tādēļ arī netiek parādīts detaļās.
1.9. Drukas uzstādīšana ir palīglīdzekļu sadaļa, kurā ir iespējams piesaistīt programmu konkrētam drukas tipam. Ja izvēlās šo palīglīdzekļu sadaļu, ir iespējams noregulēt printera darbību uz konkrēta datora:
Ir jāiegaumē, ka fonti jākopē katrai drukāšanai tikai 3. printera tipam (downloadable). Tās ir lāzera drukas.
1.10. Mūsu firmas ir palīglīdzekļu iespēja pārslēgties uz cita uzņēmuma servisa informācijas apstrādi, ja programma apkalpo divus vai vairākus servisus. Tad "Mūsu firmas" tehnoloģija ir lietderīga, jo šajā gadījumā tiek izmantoti kopīgi preču, auto modeļu, auto īpašnieku un cita kopīga informācija. Tomēr faktiskā informācija (pasūtījumi, to izpildes gaita, dokumenti un to apmaksa) šiem dažādiem uzņēmumiem ir dažāda, kā arī ietekme uz uzņēmumu grāmatvedības informāciju ir dažāda.
Ja izvēlas informācijas ievada sadaļu, parādās jau iepriekš sniegto pakalpojumu saraksts.
Ja grib ievadīt jaunu pakalpojumu, ir jānospiež taustiņš Ins. Parādās jau zināmu (iepriekš ievadītu) Auto sarakstu var papildināt, labot, ka arī meklēt sarakstā vajadzīgo auto, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl+M.
Att.9
Ievadot attiecīgajās ailēs Valsts numuru, Modeli, Īpašnieku vai šasijas numuru, kas ir unikāls, ļoti ātri var atrast vajadzīgo auto, ja tas vispār ir auto sarakstā. Ja nav. tad jaunu auto var ievadīt iepriekš (palīglīdzekļos) parādītajā kārtībā.
Kad auto ir ievadīts vai izvēlēts kāds no esošajiem, ir iespējams ievadīt pakalpojuma kartiņu:
Kartiņas augšējā malā parādās auto pamata parametri - auto modelis, īpašnieks, valsts numurs. Kartiņā ir divas daļas - pakalpojumu un nepieciešamo materiālu ievada daļas. Pārvietošanās starp šim daļām notiek ar TAB taustiņa palīdzību. Sakumā tiek piedāvāts ievadīt pakalpojumus. Pārejot ar TAB, var ievadīt materiālus, kas nepieciešami pakalpojuma izpildei. Ja pakalpojumi ievadīti, ir iespējams ieplānot konkrētu iekārtu un meistaru, kas veiks darbus. Sākumā izvēlas pakalpojumu ar Ins taustiņa palīdzību. Kad noskaidrots, kāds pakalpojums ir jāsniedz, var izvēlēties iekārtu, uz kuras šis pakalpojums var būt izpildīts ar taustiņa F1-iekārtas darbs palīdzību. Mūsu gadījumā parādās viena iekārta, ar kuru iespējams veikt plānotos darbus. Vispārīgā gadījumā var parādīties vairāki iekārtu varianti, ja tajās palīglīdzekļu sadaļā ir atzīmēts, ka uz tām var veikt plānotos darbus. Katrā no iekārtām var redzēt darba grafiku, ja nospiež taustiņu F1 . Ja Nospiežot taustiņu Ins ar esošo pakalpojumu var papildināt iekārtas darba grafiku. Esošais (aktīvais) pakalpojums tiek atzīmēts ar "*" zīmi.
Ja pakalpojumu var izpildīt vairākas iekārtas, tad programmas operatoram ir iespējams paskatīties visu iekārtu noslogojumu un izvēlēties iekārtu, kur pakalpojums var būt izpildīts auto īpašnieka vēlamākajā laikā. Programma pieļauj izpildīt pakalpojumu arī pēc iekārtas darba laika, par to parādot brīdinājumu, kā tas tika pieminēts iepriekš. Programma nepieļauj vienlaicīgu divi un vairāk auto apkalpošanu uz vienas iekārtas, tādējādi pieprasot precizitāti plānojot pakalpojumu sniegšanas laikus.
Katram pakalpojumam ir tā izpildītājs - servisa darbinieks, kuru izvēlas ar taustiņa F2-izpilda palīdzību.
Att.11
Izvēlētais darbu izpildītājs tiek rādīts pakalpojumu saraksta lejas daļa.
Katram no pakalpojumiem ir iespējams nepieciešamo palīgmateriālu saraksts. Ja izvēlas šādu pakalpojumu, nepieciešamo materiālu saraksts parādās automātiski. Turklāt ar Ins taustiņa palīdzību var ievadīt arī papildus materiālus, kas nepieciešami pakalpojumu sniegšanai. Turklāt materiāli tiek piesaistīti gan iekārtai, gan pakalpojumam, un reizē ar to arī darbu izpildītājam.
Kad pakalpojums ir aizpildīts gan pakalpojumu, gan materiālu sadaļā, operators var izdrukāt darba uzdevumu, rēķini - faktūru vai ģenerēt izejošo pavadzīmi. Ja, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl+P izvēlas darba uzdevuma izdruku, sākumā uz ekrāna, tad arī uz papīra var redzēt dokumentu, kurā ir parādīts auto, tā īpašnieks, pakalpojumu klāsts, iekārtas uz kurām jāveic pakalpojumi, darbu veicēji un laiks, kā arī cita imnformācija.
Kad visi darbi pabeigti, programmas lietotājs var ģenerēt rēķinu - faktūru, kuru var apmaksāt caur kasi, par to ievadot informāciju ar taustiņa F3 palīdzību.
Att.12
Ja auto īpašnieks vēlas maksāt par paveiktajiem darbiem pārskaitījumā caur banku, tad ir jāģenerē pavadzīme. Pavadzīmes ģenerācijas fakts tiek atzīmēts pakalpojumu sarakstā ar burtu "P", apmaksa ar burtu "A" saraksta labējā kolonā.
Katra pakalpojuma informāciju var labot vai papildināt, ja darba gaitā noskaidrojas, ka ir jāveic kādi papildus darbi, vai kādi darbi tiek atcelti. To drīkst darīt līdz pavadzīmes izdrukāšanai. Ja pavadzīme jau ir izdrukāta, tad par papildus darbiem tiek noformēts papildus pakalpojums iepriekš parādītājā kārtībā.
AVS servisa programmā parādījās jauna iespēja darba vietu - pacēlāju, bedru, speciālu aprīkojuma noslodzes plānošana. Tas notiek, kad, kad tiek pieņemts pasūtījums un aizpildīta Att10 redzamā ekrāna forma. Tajā ir redzams taustiņš “F6 – Iekārta”. Pēc tā nospiešanas parādās visas autoservisā esošās iekārtas, no kurām jāizvēlas vajadzīgā, uz kuras var sniegt izvēlēto pakalpojumu:
Att.13.
Kad iekārta izvēlēta, parādās attēls ar jau iepriekš ieplānotiem darbiem. Att.14 zemāk ir redzams, ka 12.10.2020 no 09:00 līdz 11:00 ir ieplānots East-West Transit SIA auto ar valsts numuru F3931 apkope. Citā laikā pacēlājs šajā dienā ir brīvs
Att.14
Kaut kādā laikē, piemēram no 12:00 līdz 13:00 var plānot darbus ar citu auto. Tādēļ ir jānospiež Ins taustiņš. Parādās neliela forma, kurā var ievadīt plānotos darbus
Att.15
Att.16
Att.16 ir redzams, ka iekārtas noslodzes tabulā parādījās jauns ieraksts ar MULTICONCEPTS SIA auto ABS vadu remontu, kam nepieciešamas 30 minūtes.
Vēl ar taustiņiem att. 16 redzamajā ekrānā:
- TAB – izvēlēties citu iekārtu un redzēt tās noslodzi
- F2 – izvēlēties citu iekārtas darba datumu. Tādējādi var redzēt, kādi darbi un ar kādiem auto tika veikti jebkurā citā datumā. Visvērtīgākais ir tas, ka izvēloties datumu nākotnē, var plānot auto apkopi, redzot iekārtas noslogojumu un manevrējot ar citām iekārtām
Programmas atskaites sastāv no divām grupām:
1. Sniegtie pakalpojumi
2. Izlietotie materiāli
Att. 17
Atskaites tiek veidotas analoģiski. Ja izvēlas kādu no atskaišu grupām, programmas lietotājam tiek piedāvāts vaidot pieprasījumu pēc sekojošas formas:
Att. 18
Programmas lietotājs var uzlikt filtru, kurā norāda par kādu auto, īpašnieku (iepriekš norādot juridisko vai fizisko personu [J/F] ), iekārtu, uz kuras veic darbus un citus parametrus. Programmas operatoram ir jāsaprot, ka filtri tiek likti ar nosacījumiem "UN". Tādēļ var izrādīties, ka pēc pieprasītā filtra nosacījumiem, it sevišķi, ja to ir daudz, informācija var arī nebūt. Tas pats attiecas uz pieprasījumu par izlietotiem materiāliem.
Sarunās ar klientiem ir svarīgi apsolīt laiku, kad var sniegt pakalpojumu. Palaižot atskaiti “Iekārtu darbs”, rodas iespēja redzē visu autoservisa iekārtu noslodzi pagātnē un plānotos darbus nākotnē. Vispirms tiek piedāvāts izvēlēties kādu no iekārtām:
Att.19
Ja
iekrata izvēlēta, parādās tā tekošās dienas noslodzes
Att. 20
Tāpat kā pie konkrētu pakalpojumu plānošanas ir iespējams:
ar taustiņiem att. 20 redzamajā ekrānā:
- TAB – izvēlēties citu iekārtu un redzēt tās noslodzi
- F2 – izvēlēties citu iekārtas darba datumu. Tādējādi var redzēt, kādi darbi un ar kādiem auto tika veikti jebkurā citā datumā. Visvērtīgākais ir tas, ka izvēloties datumu nākotnē, sarunās ar autoservisa klientiem var plānot auto apkopi, redzot iekārtas noslogojumu, manevrēt ar citu iekārtu iespējām.
Auto servisa programmu nevar uzskatīt par pilnībā gatavu. katrā jaunā objektā var parādīties jauni risinājumi, kas saistīti ar pakalpojumu sniegšanas tehnoloģijas īpatnībām, tradīcijām un citiem apstākļiem. SIA A.V.S. ir gatava papildināt programmu pēc papildus tehniskā uzdevuma saskaņošanas.
AVS
