New Page 1

SIA A.V.S. Īres uzskaites programma

Ievads

SIA A.V.S. Īres uzskaites programma (turpmāk - programma) paredzēta dzīvokļu īres un sniegto pakalpojumu un to samaksas uzskaitei. Īre ir iespējama fiziskām un juridiskām personām. Norēķini programmā notiek izmantojot grāmatvedības kontus un to apgrozījumus. Katram pakalpojumam, ko uzskaita programma ir iespējama tarifu izmaiņa laikā, ka arī pakalpojumu sniegšanas pārtraukumi.

Programmā tiek pildītas īrnieku kartiņas ar dzīvokļu parametriem un ziņām par apakšīrniekiem. Programma var ģenerēt rēķinus automātiskā un "rokas" režīmā. Ir iespējama informācijas labošana un pārrēķins katram īrniekam un visiem kopā. Tāpat ir iespējama īrnieku grupēšana māju, tarifu un teritoriju griezumos. Programma izveido kases ieņēmumu orderus, bankas maksājumu uzdevumus un rēķinus, ko izsniedz īrniekiem.

Programmas atskaišu sistēma sniedz informāciju par sniegtajiem pakalpojumiem jebkurā laika, māju, teritoriju un pakalpojumu griezumu kombinācijā. Programmā

1. Palīglīdzekļi

Ja palaiž programmu ievadīt informāciju, veidot atskaites un strādāt ar palīglīdzekļiem. Sakarā ar to, ka palīglīdzekļu sadaļā ir daudz informācijas par programmas darbību, aprakts sākas tieši ar šo programmas sadaļu.

Ja izvēlas programmas palīglīdzekļu sadaļu, tad ir iespējams ievadīt, papildināt, labot un dzēst sekojošus palīglīdzekļus:

1.1. Pakalpojumi:

Ja izvēlās pakalpojumu apstrādes apakšas sadaļu, tad ar taustiņu Ins - papildināt, Enter - labot, Del - dzēst palīdzību ir iespējams strādāt ar pakalpojumu sarakstu. Ja nospiež Ins, tad zemāk parādītajā attēlā ir redzams, ka ir iespējams ievadīt pakalpojuma nosaukumu.Turklat ir iespejams norādīt, kada ir pakalpojuma mērvienība un ka šis pakalpojums tiks uzskaitīts – aprēķina ceļa vai ar skaitītaja palīdžibu. Vēlir iespejams norādīt PVN likmi pakalpojumam.

1.2. Mervienības

Klasifikators Mervienības ir nepieciešams, lai dokumentos parādītu kādās mērvienības ir uzskaitīti pakapojumi. Šis ir svarīgs klasifikators, jo ir saistīts ar dzīvokļa parametriem. Atkarībā no tiem tiek veikti maksas aprēkini.

Grupas ir palīglīdzekļu sadaļa, kur programmas lietotājs var virtuāli sadalīt dzīvojamas mājas un dzīvokļus pa atseviškiem (dažādiem) tarifu veidiem. Tas ir nepieciešams tad, kad vienas dzīvokļu saimniecības ietvaros ir nepieciešams noteikt dažādus tarifus. Piemēram apkurei, kad mājas ier pieslēgtas dažādām katlu mājām, kurām siltuma ražošanas izmaksas ir dažādas un arī tarifi var būt dažādi.

1.4. Tarifi ir ļoti svarīga palīglīdzekļu ievada sadaļa.

Programmas lietotājam šaja sadaļā ir iespējams ievadīt, labot un dzēst jaunus pakalpojumu veidus, kā arī noteikt laika diapazonus, kuros darbojas viena vai otra pakalpojuma tarifs. Lietotājam ir iespējams ievdīt kopīgus pakalojumu tarifus, ka arī tarifus atsevišķi katrai no mājām. Variējot ar laika diapazoniem, kuros darbojas kāds no tarifirm, ir iespejams izslegt kāda pakapojuma maksas aprēķinu, ja kaut kada iemesla dēļ šis kopīgs visam majām vai atseviškai majai pakapojums netiek sniegts. Piemēram avārijas, sezonas vai citu iemeslu dēļ. Tāda tarifa ieslegšana un izslegšana automatiski ietekmē rēķinus, kas tiek gatavoti par kaut kadu periodu.

1.5. Soda (kavējuma) nauda

Dažādās dzīokļu siamniecībās mēdz pielietot dažādus kavejumu soda naudas aprēķinu procentus. Lai programma būtu pielāgojama katrai vajadzībai, ire paredzēta sekojoša ekrāna ievada forma:

Šaja formā ir iespejams ievadīt ne tikai kavejuma naudas procentu, bet arī dienu, no kuras tiek rēkinats tads procents

1.6. Konti

Veicot aprēķinus un norēķinus ar klientiem programma pielieto gramatvedības divkāršā ieraksta, saldo un citus grāmatvedības metodes. Tiek pielietota tipveida kontejumu metode un atskaišu veidošana pamatojoyties uz kont stavokļiem un apgrozījumiem. Uzņēmuma gramatvedim ir jāzina, kādi koti tiek pielietoti programmas aprēkinos un norēķinos. Tos var redzēt izvēlne “Konti”

1.7. Dokuimentu veidu klasifikators parāda kādi dokumenti tioek izmantoti Īres uzskaites programmā.

1.8. Drukas uzstādīšana nav aktuāla Īres programmas versijā un tiks izslēgta no izvēlnēm.

1.9. Pārrēķināšana ir globāla funkcija, kas ir vajadzīga, kad nepieciešama informācijas precizēšana pēc koppēju programmas parametru izmaiņām. Piemēram, kad ir jāizmaina tarifi ar atpakaļejošu datumu. Tā ir ļoti svarīga funkcija. Pirms tas pielietošans ir jākonsultejas ar SIA A.V.S. projekta vaditaju, lai izlemtu veikt tādu pārrēķinu.

1.10. Cilvcēki ir visās mājās dzīvojošo fizisko personu datu bāze.

Esot cilvēku datu bāzē, ae Enter taustiņa palīdzību ir iespejams saņmt (papildināt, labot dzēst) informāciju par to, kas ir katras fizsikās personas saimes galva (atbildīgais īrnieks), ka arī redz (papildināt, labot un dzēst) informaciju par cilveka kustību un tas iemesliem. Savukārt cilveka kustība – ienakšana dzīvoklī, pagaidu prombūtne un parcelšanās uz citu dzīves vietu ietekmē aprēkinus tajā to daļā, kas ir atakrīga no dzīvokļa iemītnieku skaita.

1.11. Īrnieki ir palīglīdzeķlu sdaļa, kurā tiek ievdīta informācija gan par īrnieku, gan par dzīvokļa pamata parametriiem, kas ietekmē maksas aprēķinus:

Šajā sadaļa ir iespējams ievadīt dažādus dzīvokļa īrnieka vai īpašnieka kods ka arī majokļa datus, tādus kā:

Mājokļa pieasaiste pie adreses, kā arī mājokļa dati ļauj maksimāli automatizēt maksas aprēķinus un rēķinu gatavošanu īrniekam vai dzīvokļa īpašniekam.

1.12. “Operatori” ir vieta, kur var ievadīt vairākus programmas lietotajus, lai viņi ar savām parolēm varētu veikt atļautās funkcijas – dokumentu ievadīšanu, labošanu, dzēsanu. Operatoru kompetences ierobežošana ļauj samazināt kļūdīšanas iespejas darbā ar Īres programmu.

1.13. Lietotāju līmeņi ir izvēlne, kas korespondējas ar iepriekš aprakstītām programmas iespējām. Šeit, zinot administratīvo paroli, ir iespeājams katram no operatoriem iestatīt kompetences robežas. Sakarā ar to9, ka tā ir speciāla, viena administrācijas pārstāvja funkcija, šajā instrukcijā tā netiek aprakstīta.

2. Informācijas ievads

Informacijas ievada sadaļa sastāv no iespējām strādāt ar īrnieku sarakstu, mainot dzīvokļu parametrus caur pakalpojumu un tarifu un citas informācijas izmaņām. Šajā sadaļa vēl ir iespējams veidot rēķinus automatiskā režīma, ievadīt ienākošos banku maksājuma uzdevumus, kā rī noteikt rēķinu izdrukāšnas datum, kas kādreiz ie svarīgi, la pareizi rēķinātu kavejuma naudu vei citādak kārtotu attiecības ar īrniekiem vai dzīvokļu īpašniekiem.

2.1. Īrnieku saraksts ir programmas izvēlne, kurā notiek darbs ar klientu kartiņām.

Sarakstā ir redzama galvenā informācija par īrniekiem: Nospiežot Enter parādās klientam sniedzami pakalpojumi Ar Enter, Ins, Del palīdžību var ievadīt jaunus pakalpojumus no kopēja saraksta, kā arī izmainīt pakalpojuma darbības diapazonu.

Ar taustņa F1 palīdzību ir iespejams izsaukt īrnieka rēķinu, kases orderu vai maksāšanas uzdevumu sarakstus. Tajos var ievadīt jaunus šo dokumentu veidus, labot tos, dzēst un veikt pēc tā informacijas pārrēķināšanu.

2.2. Programmā ir iespejams izveidot rēķinus automatiskā režīmā, Turklāt to var izdarīt gan par visiem dzīvokļiem, gan par atsevišķu maju. Tad, kad izvēlās šo opciju, programma pārbauda pēdējos aprēķinus un izveido nākamo rēķinu.

2.3. Maksājumu ievadīšana

Lai atvieglinātu bankas izrakstu ievadīšanu programmā uz ekrāna parādās lodziņš, kurā var ievadīt Īrnieka presonas rēķins, kas parasti ir unikāls klienta indentifikātors. Pēc šīs informacijas ievadīšanas uz ekrāna kontrolei parādās īrnieka uzvārds, vārds, adrese. Pēc tā var ievadīt saņemtās naudas summu. Pēc izvelnes F1 var sadalīt samaksu pa pakalojumu veidiem. Tas ļauj ievadīt daļēju samaksu.

2.4. Ievadot informāciju par rēķina izrakstīšanas datumu, tas parāās arī uz rēķina formas. Tas pieļauj gatavot rēķinus ilgaku laiku. Nosakot izrakstīšanas datumu uz visiem iepriekš sagatavotiem rēķiniem parādīsies pareizais izrakstīšanas datums. Tas var būt noderīgs, lai kartotu attiecības ar īrniekiem

Atskaites

Īres programmas atskaišū sistēma ir balstīta uz gramatvedības informacijas rādīšanu dažādos griezumos:

Tas ir atskites par kontu atlikumiem, apgrozījumiem, ka arī dažādas parādnieku atskaites. Ja izvēlās kontu atlikumu atskaite, parādās iespēja izvelēties kadu no kontiem un liaku uz kuru grib redzēt šī konta atlikumu:

3.1. Mūsu darbinieki ir atskaite par dzīvokļu saimniecības darbinieku norēķiniem par saņemtajiem pakalpojumiem.. Tas var būt interesanti, ja šie norēķini tiek kārtoti speciāļā veidā.

3.2. Parādnieku saraksts ir ekspress informacija ar īrnieku kopīgam parāda vai parmaksas summām

3.3. Aprēķins pakalpojumu griezumā ir atskaite kas parāda, kādas summas tiek aprēķinatas par visu saimniecību vai atsevišķu māju pakalpojumu griezumos. Tas ļauj secinat, vai smaksa par pakalpojumiem segs saimniecības izdevumus par pakaplpojumiem no malas – piemēram par siltumu, atkritumu izvešanu, ūdeni, gazi u.c.

3.4. Samaksāsts pakalpojumu griezumā parāda, kā tiek apmaksati sniegtie pakalpojumi. Arī tas ļauj pareizi sabalansēt izdevumus pakalpojumiem no malas un naudas ienakšanu no īrniekiem.

3.5. Samaksāts maksājumu veidu griezumā parāda cik naudas ienāca kasē un bankā.

3.6. Skaitītaju nolasīšanas kartiņa sniedz informāciju par ievadītajiem skaitīttāju rādījumiem.

Visas atskaites ir sūtamas uz Windows Excel vai Word redaktoriem, kuros var gatavot grafiskos informācijas attēlus, sūtīt Fax vai kā pielikumus elektromiskajā pastā.