AVS BILANCE
Konsoles tipa programmas apraksts
0.1. LR likumdošanas ievērošana AVS
1.1.
Klasifikatori
1.2. Aprēķini
1.3.
Kontrolings
1.8. Saldo sākuma ievads
1.9.
Debitoru - kreditoru sākuma ievads
.2.
IEVADĪŠANA.
2.1.
Kases orderi
2.1.1. Kases ieņēmuma
orderi
2.1.2. Kases izdevuma orderi
2.2.
Maksāšanas uzdevumi
2.2.1.
Ieejošais maksāšanas uzdevums
2.2.2.
Izejošais maksāšanas uzdevums
2.3.
Citi dokumenti
2.4. Visas kontēšanas
2.5.
Aprēķins
.3.
INFORMĀCIJAS SKATĪŠANA
.3.1.
Saldo
3.1.1. Konti, subkonti
3.2.
Kontu kustība
3.2.1.1. Kases grāmata
3.2.3.
Bankas kontu kustība
3.2.4. Citi konti
3.2.5.
Konta apgrozījums uzņēmumu griezumā
3.2.6.
Konta apgrozījums par personu
3.2.7. Kontu
apgrozījums
3.2.8. Konta korespondence
3.2.9.
Naudas līdzekļu kustība
3.2.10. Kontu
grupa
3.3. Maksājuma veidi
3.3.1.
Izdevumu dokumenti
3.3.2. Ieņēmumu
dokumenti
3.4. Dokumentu saraksts
3.4.1.
Visi dokumenti, konkrēta persona
3.4.2.
Ieejošās pavadzīmes un maksājumi
3.4.3.
Izejošās pavadzīmes un maksājumi
3.5.
Debitori, kreditori ir atskaites, kas ļauj redzēt:
3.5.1.
Piegādātāji (kreditori)
3.5.2. Pircēji
(debitori)
3.5.3. Avansa personas
3.6.
Operāciju žurnāls
3.7. Galvenā grāmata
3.8.
Ieņēmumi-izdevumi
3.9. B i l a n c
e.
3.10. PVN pielikums
3.11.
PVN deklarācija PVN
deklarācija (Rus)
4.1.
Gada slēgums.
4.2. Valūtu
konvertēšana.
4.3.
Kursu starpības aprēķins.
4.4.
Avansa atskaites aizpildīšana, kad pērk preces.
4.5.
. Avansa darījumi, slēgums, kontējumi
4.6.
Kontrolings.
4.7. Bilances
aprēķina shēma.
4.8.
Kontu sākuma stāvokļa ievadīšana.
4.9.
PVN ievads, deklarācija.
4.10.
Kokmateriālu uzskaite.
4.11.
Fiziskā persona kases orderī.
4.12.
Barters
SIA A.V.S. BILANCES programma ir centrālā AVS daļa un paredzēta uzņēmumiem ar saimniecisko darbību bilances sastādīšanai. Pildot šo uzdevumu, programma veic arī ieņēmumu un izdevumu aprēķinu un daudzas citas grāmatvedības uzskaites funkcijas. Programmā izmantoti grāmatvedības bilances principi, tā darbojas ar kontiem, to stāvokļiem un apgrozījumiem. Tādēļ programma pati par sevi sniedz informāciju bilances veidošanai, kā arī darbojas kopā ar . NOLIKTAVAS un citām SIA A.V.S. izstrādātām programmām. Viss notiekošais NOLIKTAVAS, RAŽOŠANAS, FONDU programmās ir redzams bilances programmā, ietekmē kontu stāvokļus un to apgrozījumus. Ja uzņēmumā ir liels preču un materiālu apgrozījums un nepieciešama detalizēta tā uzskaite, tiek piedāvāts izmantot abas SIA A.V.S. programmas - NOLIKTAVA un BILANCE.
Programma rakstīta ar c++ Delphi valodu palīdzību un strādā tīklā ar neierobežotu datoru skaitu. Turklāt NOLIKTAVAS programmas informācija ir sūtāma ar modema palīdzību vai Internet starpniecību. Tas nozīmē, ka noliktavas vai veikala darbības rezultāti tiek sūtīti ar modemu caur pilsētas telefonu līnijām uz centrālo datoru.. Tur saņemtā informācija tiek pieņemta un sakārtota tā, lai kopā ar citu noliktavu un veikalu informāciju veidotu kopēju uzņēmuma informāciju par materiālu un preču stāvokli un apgrozījumiem, un ieietu uzņēmuma BILANCES programmā. Aizvien plašāk tiek pielietota Internet serveri (Windows 2003, Windows 2008), kas pieļauj AVS programmām strādāt globālajā tīkla On-line režīmā.
Programma ir vienkārša lietotājam. Parasti ir jāzina 4 taustiņu nozīme. Gandrīz visur taustiņi nozīmē:
- Enter - informācijas labošana, kādas meņu (komandrindas) vai pozīcijas izvēle;
- Ins - informācijas papildināšana;
- Del - informācijas dzēšana. Programma parasti brīdina par sekām, kuras var izraisīt informācijas dzēšana;
- F1 ir palīdzības taustiņš vai dod iespēju izvēlēties kādu no klasifikatoriem. Kad programma piedāvā klasifikatorus, vienkāršākajā gadījumā var izmantot pirmo nospiesto taustiņu principu. Tas nozīmē, ka, spiežot, piemēram, uzņēmuma nosaukuma pirmos burtus, programma ātri atrod vajadzīgo arī starp tūkstošiem citu uzņēmumu nosaukumu. Sarežģītākajā gadījumā, spiežot burtus vai ciparus, programma ar vienkāršas izvēles palīdzību piedāvā 3-4 meklēšanas metodes. Piemēram, dokumentus var meklēt pēc to numuriem, datuma vai adresāta.
Programmas darbības laikā katrs iespējamais taustiņu pielietojums ir aprakstīts ekrāna lejas daļā. Tādēļ programmas lietotājs vienmēr var saņemt darbības instrukciju, uzmanīgi izlasot taustiņu darbības aprakstus. Dažviet programmā ir norādīti citi funkcionāli taustiņi. Bet arī to darbība ir aprakstīta kādā ekrāna vietā, ir skaidra un nepārprotama. Tādēļ turpmāk programmas aprakstā vairāk uzmanības tiks veltīts programmas darbībai no grāmatvedības un uzskaites, nevis no taustiņu pielietojuma viedokļa.
Kopīgs visu AVS programmu apraksts redzams norādītajā failā.
Programma ar laiku papildinās un iegūst jaunas funkcijas un atskaites, ko pieprasa lietotāji jaunajos SIA A.V.S. objektos. Ja programmas pircēji vēlas papildināt programmu ar jaunām idejām, SIA A.V.S. parasti veic šos darbus bez maksas, ja tas neprasa lielus kapitālieguldījumus. SIA A.V.S. strādā pie programmas Windows varianta. Visiem programmas DOS varianta lietotājiem būs viegli pāriet uz Windows variantu, jo tajā saglabāsies gan datu bāzu struktūras, gan kontu izmantošanas priekšrocības, gan grāmatvedības principi. Windows programma iegūs jaunas īpašības, tādas kā vēl lielāka ērtība lietotājam un pievilcīgāks ārējais izskats.
Ieejot programmā, ekrāna augšējā daļā parādās 1. logs, kurā ir sekojošas izvēles:
- Datu SKATĪŠANA - programmas daļa, kurā tiek veidotas atskaites;
- IEVADĪŠANA - programmas daļa, kurā tiek ievadīta informācija;
PALĪGLĪDZEKĻI - klasifikatoru un palīg datu bāzu ievada, labošanas un papildināšanas daļa.
Eksp/Imports
Palīglīdzekļi ir ļoti svarīga programmas sastāvdaļa. Palīglīdzekļu informācija lielā mērā ietekmē programmas darbu. Šī informācija palīdz automatizēt darbu. Tas izpauž as tā, ka, ievadot dokumentus, aizvien nav jāievada uzņēmumu nosaukumi, fizisko personu vārdi un uzvārdi, banku nosaukumi, kontu numuri un cita atkārtota informācija. Informācijas kodēšana, ko programma veic automātiski, samazina kļūdu iespējamību, samazina datu bāzu apjomus un paātrina atskaišu veidošanu.
Neskatoties uz to, ka programmas lietotājs var piešķirt kodus fiziskām un juridiskām personām, numurus dokumentiem un savādāk kodēt dokumentus, programma, lai nodrošinātu informācijas unikalitāti, piešķir ievadāmai informācijai savus kodus. Tos dažreiz arī rāda uz ekrāna. Programmas piešķirtie kodi nav maināmi rokas režīmā, lai nenotiktu kļūmes programmas darbā.
Palīglīdzekļi sastāv no sekojošām apakšnodaļām, kas redzams zemāk parādītajā attēlā:
Ja izvēlas šo palīglīdzekļu sadaļu, tad parādās iespēja strādāt ar tādām palīga datu bāzēm
1.1.1. Amati
Amatu klasifikators tiek izmantots, lai, pildot palīga datu bāzi par fiziskām personām, varētu ērti norādīt personu ieņemamos amatus.
1.1.2. Citi maksājumi
Citi maksājumi ir klasifikators, ar kura palīdzību programmas darba datu bāzēs ievada iepriekš klasificētus maksājumu veidu nosaukumus.
1.1.3. Dokumentu veidi
Grāmatvedības uzskaite paredz dokumenta daudzu veidu apstrādi. Populārākie no veidiem atrodas šī klasifikatora augšējā daļā un ir viegli atrodami, kad programmas lietotājs strādā ar dokumentiem. Programmā iespējams aprakstīt un izmantot arī norēķinu un aprēķinu dokumentus, kas redzami šajā klasifikatorā.
Ja "ieiet" kādā konkrētā dokumenta veidā, nospiež taustiņu Enter, kas ir aprakstīts uz ekrāna, programmas lietotājam kļūst pieejams izvēlēta dokumenta veida tipa kontējums. Komentāri ekrāna lejas daļā norāda, ka ir iespējams izvēlēties kādu kontējuma rindiņu, izmainīt, nodzēst to vai arī papildināt ar jaunu kontējuma rindiņu.
Maksājuma veida kolona norāda, kāds nodoklis vai cits maksājums, kas atkarīgs no preču summas, tiek izmantots dokumentā. Gadījumā, kad kolonā tiek izvēlēts un parādīts maksājums "preces", šī rindiņa tiks kontēta ar summu vienādu 100 % no preces cenas. Citi maksājumi, ja tos izvēlas kontējuma rindiņa, kontēsies ar saviem procentiem: PVN - pašlaik ar 18% no preču summas, akcīzes nodoklis, muitas un citi nodokļi katrs ar saviem noteiktiem procentiem.
Programmas lietotājam ir iespējams katram dokumenta veidam izveidot tipa kontējumu. Strādājot ar programmu dokumentiem ievada daļā, tas veidos kontējumus automātiski. Veicot tipa kontējumus, vēl jāatzīmē to, vai kontējums un maksājumi tiks rēķināti no uzskaites cenas vai no jaunās jeb pārdošanas cenas. Par to kontējuma kolonā "Jaunā cena" jāpasaka "Jā", vai "Nē" (tiks izmantota uzskaites cena).
Veidojot kontējumus, kolonā "+Dok.sum." jānorāda, vai šī kontējuma rindiņa jāietver pie dokumenta izdrukas vai ne. Piemēram, materiālu krājuma samazināšanās (2110 kredīts) un sakarā ar to veidojošās izdevumu palielināšanās (7110 debets) ir bilances "iekšēja" lieta, kas nav jādrukā dokumentā. Tādēļ šajā kontējumu rindiņā ir atzīmēts, ka tas neietilpst dokumenta summā.
Ievērojot šos nosacījumus, programmas lietotājs var izveidot jebkura esošā, arī jaunizveidotā dokumenta kontējumus. Programmas lietotājs var ievadīt arī jaunus maksājumu veidus un to procentu izmaiņās. Tas būs aprakstīts zemāk.
Ir jāiegaumē, ka dokumentu tipa kontējumu ievads ir ļoti svarīgs aprēķinu sistēmas regulēšanas darbs, kas būtiski ietekmē programmas darbu. Tādēļ to var veikt tikai augstas kvalifikācijas grāmatvedis. SIA A.V.S. kopā ar programmu piedāvā populārāko dokumentu kontējumus, kas var noderēt lielākai daļai uzņēmumu. Programmas ieviešanas un apkalpošanas stadijās SIA A.V.S. ieviesēji ņem līdzdalību tipa kontējumu izstrādē un konsultē programmas lietotājus par dažādu kontējumu lietderību un atbilstību likumdošanai.
1.1.4. Konti
Programma piedāvā datu bāzi ar LR visplašāk pielietojamo kontu plānu. Tomēr programmas lietotājs var papildināt šo plānu ar saviem specifiskiem kontiem, neaizmirstot atzīmēt konta dabu ("a" - aktīvs, "p" - pasīvs). Programmas lietotājs var arī izmantot pavisam savādāku kontu plānu, ja tas sastāv no 4-zīmju kontu kodiem. Katram 4-zīmju konta kodam var piešķirt 9999 apakš kodus, jeb analītiskos kontus. Tādējādi programma var apkalpot pat ļoti lielu uzņēmumu darbu ar precēm un materiāliem, ļaujot vadīt informāciju savos apakšuzņēmumos pieņemtajos analītiskajos kontos.
Konta stāvoklis veidojas no visu analītisko kontu summas. Ja kādam kontam parādās analītiskie konti, tad informāciju pamat kontā ievadīt nevar. Tas mazliet sarežģī informācijas ievada tehnoloģiju. Tādēļ nelieliem uzņēmumiem SIA A.V.S. neiesaka ieviest analītiskos kontu. Analīzes, kas tiek piedāvātas programmas atskaišu daļā, ir pietiekamas, lai nelielā uzņēmumā analizētu visas grāmatvedības darbības un sakarā ar to veidojošos informāciju bez analītisko kontu palīdzības.
1.1.5. Latvijas teritorijas
LR teritoriju klasifikators ir valsts standarts, kas tiek lietots adrešu informācijas ievadīšanai un glabāšanai. Citās SIA A.V.S. programmās šis klasifikators tiek lietots, lai atskaitītos par iedzīvotāju ienākuma nodokli, kā arī citiem mērķiem.
1.1.6. Maksājumu veidi
Maksājumu veidi ir klasifikators, kurā glabājas maksājumu nosaukumi, kas tiek rēķināti no preču un pakalpojumu summām. Šajā klasifikatorā var papildināt, labot un dzēst informāciju par maksājumu procentu izmaiņām laikā. Tas nozīmē, ka kontējumos un citos aprēķinos tiks ņemta vērā šo izmaiņu dinamika.
1.1.7. Valstis
Programmā ir pasaules valstu klasifikators, kas pieļauj kvalificēti ievadīt arī ārzemju uzņēmumu adreses.
1.1.8. Valūtas
Valūtu nosaukumu klasifikators ļauj ievadīt neierobežotu ārzemju valūtu nosaukumu skaitu, kā arī tās kursa izmaiņas. Tas nepieciešams, lai varētu precīzi konvertēt valūtā notiekošo darījumu summas, rēķināt ienākumus un izdevumus, ja tie radīsies valūtas kursa svārstību rezultātā. Atskaitēs, kas tiks aprakstītas vēlāk, varēs redzēt informāciju par šādām operācijām. Arī gatavojot dokumentus, kuros tiek izmantota ārzemju valūta, tiek ņemts vērā valūtas kurss un tā svārstības.
1.1.9. Uzņēmumi
Palīga datu bāze "Uzņēmumi" ir juridisko personu datu bāze ar papildus informāciju par juridisko personu adresēm, reģistrācijas numuriem, banku rekvizītiem. Jāpiezīmē, ka juridiskām personām ir iespējams ievadīt vairākus bankas kontus, kas atvērti dažādās bankās. Kad tiks gatavoti maksāšanas un citi dokumenti, programma pieprasīs norādīt, caur kādu banku tiks maksāts darījums.
1.1.10. Cilvēki
"Cilvēki" ir programmas fizisko personu palīg datu bāze. Tajā glabājas informācija par personām, kas var būt gan uzņēmuma materiāli atbildīgās personas, gan uzņēmumu vadītāji u.c. Fiziskām personām ir ieskājams ievadīt personu kodus, nodokļu grāmatiņu numurus, patenta un citus rekvizītus, kā arī adreses un bankas kontus, ja tādi ir fiziskai personai
1.1.11. Bankas
Programma jau pēc instalācijas piedāvā populārāko banku sarakstu ar kodiem. Ja kādai bankai ir vairākas filiāles, un programmas darbības laikā būs darīšanas ar vairākām bankas filiālēm, bankas kodā ir brīva 10-tā vieta. Tajā var ierakstīt filiāli raksturojošo ciparu vai simbolu. Programma nedrukā šo simbolu, rakstot maksāšanas uzdevumu uz printera. Tādējādi tiek atrisināta pareizo bankas kodu problēma bankām ar filiālēm.
Kad pie bankas rekvizītu ievadīšanas jāparāda konkrēts bankas konts juridiskai vai fiziskai personai, konta ieraksta pēdējās 3 vietas var atvēlēt norādei par valūtu. Piemēram, konta numuru var pabeigt ar USD, DEM, SEK u.t.t.
Aprēķini ir ļoti svarīga programmas palīglīdzekļu daļa. Tajā tiek ievadītas Bilances un Ieņēmumu un izdevumu aprēķina formulas, par pamatu ņemot kontu stāvokļus.
Augstāk redzamajā attēlā ir parādīts, ka ir iespējams ievadīt bilances un 4 ieņēmumu un izdevumu veidu aprēķina formas. Uzņēmumam jāizlemj, pēc kādas no tām tiks aprēķināti ieņēmumi un izdevumi. Lai konkrēti ievadītu vai izmainītu aprēķina formulas, augstāk redzamajā ekrānā ir jānospiež taustiņš F2. Pēc tā nospiešanas parādās konkrētas bilances vai aprēķina rindiņas, kurās ar vienkāršām, uz ekrāna aprakstītām taustiņu manipulācijām ievada formulas, sastāvošas no kontu summām. Tās var papildināt, mainīt vai dzēst. Šī ir ļoti svarīga programmas palīglīdzekļu nodaļa, jo saimnieciskās darbības galvenie rezultāti, kā kontu stāvokļi un to izmaiņas, parādās tieši bilancē un aprēķinos. Ar to uzņēmumi atskaitās valstij, maksā ienākuma nodokli.
1.6. Kalkulators
"Kalkulators" ir palīglīdzeklis, kas aizvieto galda kalkulatoru. Ja jāveic matemātiski aprēķini, ar taustiņu Ctrl+K (turot taustiņu Ctrl, jānospiež burts "k") nospiešanu kalkulatoru var izsaukt jebkurā programmas darbības vietā.
Avārijas dienests sastāv no:
1.7.1. Kontu saldo pārrēķināšana
Kontu saldo pārrēķināšanas gadījumā tiek dzēsta SALDO datu bāze, un, par pamatu ņemot dokumentu un kontējumu datu bāzes, tiek ģenerēta jauna SALDO datu bāze vai tās daļa, ja to norāda ar datumu, no kura jāveic pārrēķins.
Sakarā ar to, ka ir iespējama atsevišķu bankas kontu saldo un apgrozījumu uzskaite, kļūst nepieciešama arī šīs informācijas pārrēķināšana.
1.7.3. Debitori un kreditori ir pārrēķins, kas darbojas līdzīgi kā iepriekš minētie pārrēķinu veidi, un ir izdarāms, ja rodas pārliecība, ka debitoru un kreditoru atskaitēs ir kļūdaina informācija.
Kontu stāvokļu sākuma ievads ir palīglīdzekļu nodaļa, kura ir jāaizpilda, sākot strādāt ar programmu. Ievadot kontu sākuma stāvokli, tiek ģenerēts dokuments bez datuma. Tas nodrošina to, ka šis dokuments vienmēr būs pirmais. Sākuma ievadā ar vienkāršām taustiņu manipulācijām var ievadīt visu kontu stāvokli. Tas attiecas arī uz operāciju kontu stāvokļiem. Šī informācija parasti ir zināma kāda atskaites perioda - gada, ceturkšņa vai mēneša beigās. Ja uzņēmums nolemj sākt darbu ar bilances programmu, jānoskaidro visu kontu stāvokļi.
Kad sāk ievadīt kontu stāvokļus, programma kontrolē aktīvu un pasīvu stāvokli. Ja visu kontu stāvokļu informācija ir ievadīta, tad aktīviem un pasīviem jābūt vienādiem. Tas ir redzams ievada ekrāna lejas daļā.
Tikai tad, kad panākta situācija, ka aktīvi un pasīvi ir vienādi, var sākt strādāt ar programmu. Lai turpmākais kontu stāvoklis atbilstu īstenībai, visi dokumenti, kas ir radušies pēc SALDO sākuma ievada, jāievada programmas dokumentu ievada daļā, kas būs aprakstīta turpmāk.
1.9. Debitoru - kreditoru sākuma ievads
Sākot darbu ar programmu, iespējams ievadīt kontu 2310 (Debitori) un 5310 (Kreditori) kopīgās summas uz programmas darbības sākuma datumu. Tomēr dažreiz tas nav pietiekami. Kad debitoru un kreditoru ir daudz un parādu un avansu summas ir ievērojamas, tad programma piedāvā ievadīt katra debitora un kreditora parādu un avansu summas. Tas tik ņemts vērā programmā, veicot turpmākos darījumus ar debitoriem un kreditoriem.
Šajā režīmā ir iespējams ievadīt atšifrējumu pa juridiskām vai fiziskām personām jebkuram bilances kontam.
1.10. Printeris ir programmas parametrs, ko parasti noregulē programmas ieviesējs. Tas ir nepieciešams, ja programma strādā ar tīkla printeri, kā arī, lieto lāzer drukas un strūklas printerus. Informācija par printeri programmai jādod caur šo parametru. Sākumā to izdara kopā ar programmas ieviesēju.
Gadījumā, ja programma strādā tīklā, vai kompjūtersistēmā ir instalētas vairākas SIA A.V.S. bilances programmas, kas apkalpo vairākas firmas, programmas lietotājs var izveidot savu apkalpojamo firmu sarakstu. Tas nozīmē, ka noliktavas programma "redzēs" citu firmu bilances programmas. Šajā gadījumā vienas programmas izejošā pavadzīme "savai firmai" automātiski kļūst par šīs "savas firmas" ieejošo pavadzīmi. Turklāt tā arī kontējas kā tas ir paredzēts ieejošām pavadzīmēm. Tas pats attiecas uz maksājumiem pārskaitījumā un skaidrā naudā "savu firmu" starpā. Tas zināmā mērā samazina ievadīšanas darbu un padara programmu ērtāku lietotājam.
1.15. Informācija par programmu
Informācija par programmu ir sadaļa, kurā programmas lietotājs var saņemt informāciju par to, kā rīkoties dažādās situācijās. Tas pilda palīdzības funkcijas līdzīgi kā taustiņš F1 daudzās citās programmās.
Krievu/Latviešu valodas pārslēdzējs ir domāts gadījumiem, kad programma tiek pārdota ārpus Latvijas teritorijas, kur tiek lietota krievu valoda. Programmas eksporta variantā ir arī krieviskas atskaites formas, Krievijas kontu plāns un citi programmas atribūti. Arī programmas lietotāji Latvijā var pārslēgties uz krievu valodas interfeisu, ja izjūt pagaidu grūtības ar grāmatvedības latviešu terminoloģiju. Tomēr šajā gadījumā atskaites būs latviešu valodā un LR pieņemtajās formās.
Programmas palīglīdzekļu sistēma ļauj lielā mērā automatizēt turpmāko darbu. Kā jau tika minēts iepriekš, ir ļoti svarīgi veikt palīglīdzekļu pieregulēšanu un pārbaudi, jo kļūdas un nepilnības, kas būs programmas palīglīdzekļu daļā, stipri ietekmēs programmas darbu. Neskatoties uz to, ka darbs ar palīglīdzekļiem ir galvenais darbs programmas ieviešanas stadijā, arī programmas ekspluatācijas laikā ir periodiski jāieskatās palīglīdzekļu daļā, lai tos papildinātu, precizētu informāciju par juridiskām un fiziskām personām, sakārtotu kontu plānu un kontējumus.
Jāatzīmē, ka palīglīdzekļu informācijas izmaiņu drīkst veikt, rūpīgi pārdomājot sekas, kas var rasties tā rezultātā. Ja, piemēram, izmaina dokumentu tipa kontējumus, tas "iedarbosies" tikai uz jaunizveidotajiem dokumentiem. Lai tas būtu aktuāls arī iepriekš veidotiem dokumentiem, jāveic saldo pārrēķins palīglīdzekļu avārijas dienesta nodaļā. Pie tam ir jāpārdomā, par kādu periodu jāveic pārrēķins. Te jāievēro tas, kad tika iesniegtas atskaites VID, un vai tas nenovedīs pie būtiskām informācijas izmaiņām. Tāpat ir jāievēro to, kā notikuši darījumi ar piegādātājiem un pircējiem, un vai kontējumu izmaiņas ar atpakaļejošo datumu neradīs sarežģījumus attiecībās ar citiem uzņēmumiem.
Ievadīšana ir programmas daļa, kurā notiek visu dokumentu ievads.
Bilances programma ir izveidota tā, ka kontu izmaiņas var izdarīt tikai ar dokumentu palīdzību. Neviens nepamatots kontējums nevar būt ievadīts. Tādējādi tiek ievērota grāmatvedības prasība, lai jebkura izmaiņa bilancē būtu pamatota.
Informācijas ievads ir programmas daļa, kurā tiek veidoti, laboti un dzēsti sekojoši dokumenti:
2.1. Kases orderi, kuri savukārt sastāv no:
Ja izvēlas šo dokumenta veida ievadu, tad parādās visu iepriekš ievadīto kases ieņēmumu orderu saraksts.
Pirms apskatīt tieši kases ieņēmuma orderu ievadu, nepieciešams noskaidrot kopējos principus, kas lietoti dokumentu ievadā. Tas atvieglos turpmāko dokumenta ievada aprakstu.
Dokumenta ievadam ir tāds tipveida programmas risinājums, ka parādās izvēlētā dokumentu veida visu dokumentu saraksts. Apskatīsim to nedaudz detalizētāk.
Dažādu dokumentu veidu sarakstos parasti redzami galvenie dokumentu atribūti. Tie ir dokumenta numurs, datums, darījuma partnera (juridiskās vai fiziskās personas) nosaukums, dokumenta summa latos un valūtā, ja tas ir valūtas dokuments. Katram dokumentam var būt piezīmes, kuras var ievadīt ar taustiņa F2 palīdzību. Šīs piezīmes parādīsies dažās atskaitēs un izdrukās. Piemēram, maksāšanas uzdevumos piezīmes drukāsies ailē, kas norāda to, par ko tiek veikts maksājums.
Ar F10 palīdzību var redzēt dokumenta kontējumu vai arī mainīt to, ja tas nepieciešams. Izmaiņas kontējumos ir veicamas tāpat, kā tas notiek tipa kotējumu ievada gadījumā (sk. instrukcijas 1.1.3.nodaļu). Burts "K" saraksta labējā malā norāda to, ka dokuments ir kontēts.
Gandrīz visi dokumenti ir drukājami, nospiežot Ctrl+P. Ja ekrānā redzamais jādrukā tieši uz printera, ir divas iespējas drukāt - ar Ctrl+P.
Pēc vajadzīgās izvēles ar "Enter" palīdzību uz ekrāna parādās dokuments tādā izskatā, kādu to drukās printeris. Tad operators var pārbaudīt ievada kļūdas, drukāt dokumentu vai atteikties no tā, ja drukāt, tad kvalitatīvā vai ātrā drukā.
Ja atsakās no izdrukas ar Esc taustiņa palīdzību, programma piedāvā saglabāt ģenerēto atskaiti vai dokumenta izdrukas variantu failā. Šajā gadījumā programma visu, kas sagatavots drukāšanai, saglabā failā. Vēlāk tāds fails var noderēt tālākai apstrādei ar jebkura teksta redaktora palīdzību. Lai tas būtu iespējams, jāizvēlas izvēle "Saglabāt failā". Pēc tā parādās jau iepriekš saglabāto failu saraksts. Izmantojot iepriekš aprakstīto taustiņu iespējas, var piešķirt jaunizveidojamam failam nosaukumu un komentārus tam. Faila veidošanas datums un laiks tiek noteikts un ierakstīts automātiski.
Ja vēlas ievadīt jaunu kases ieejošo orderi, jānospiež taustiņš Ins, kā tas ir parasti programmā. Pēc tam, kad programmas lietotājs "atbild", kas būs maksātājs - kāda konkrēta fiziska vai juridiska persona, programma "jautā", kas tas ir par maksājumu:
Parāds par pavadzīmi;
Avanss;
Cits maksājums.
Pie katras no izvēlēm kases ieejošam orderim būs citādāks kontējums. Parasti programmas lietotājam nav grūti izvēlēties maksājuma mērķi. Grūtāk ir pareizi nokontēt kases ieejošo dokumentu "Citi maksājumi" gadījumā. Tā ka nauda var ienākt ļoti daudzu iemeslu dēļ, ir ļoti svarīgi to pareizi nokontēt.
Parāda par pavadzīmi gadījumā nav grūti pielietot tipa kontējumu. Turklāt programma piedāvās visu izejošo pavadzīmju sarakstu, kas attiecas uz konkrētu maksātāju. Šajā sarakstā varēs redzēt, cik lielā mērā ir apmaksātas pavadzīmes. Te var lietot FIFO (pirmais ienāk, pirmais aiziet) principu un piedāvāt apmaksāt sākumā laika ziņā agrāk izrakstītās izejošās pavadzīmes. Bet var rīkoties arī citādāk, ja to prasa komercdarbības plāni.
Ievadot kādas konkrētas pavadzīmes apmaksu, programmas lietotājs var redzēt tās kontējumu. Te nedrīkst sajaukt apmaksājamā dokumenta un apmaksas kontējumu. Pēdējais ir redzams kopējā dokumentu sarakstā, kad beidz darbu ar dokumentu. Tad arī var mainīt un dzēst kontējumus, izmantot tipa vai unikālos kontējumus.
Kases izdevuma ordera apstrāde ir līdzīga kases ieejošo orderu apstrādei. Tikai šie dokumenti pēc savas darbs ir pretēji. Izdevuma orderis apmaksā ienākošās pavadzīmes. Tās tāpat var izvēlēties apmaksai kopā, atsevišķi, pilnībā apmaksāt vai daļēji. Programmas taustiņu darbības apraksti darbības redzamajos ekrānos ir vienkārši un nepārprotami. Arī te jāpievērš uzmanība pareiziem citu maksājumu kontējumiem, kas ir raksturīgi šim dokumenta veidam. Caur kasi var maksāt algu, telpu īri, enerģijas resursus un veikt daudzus citus maksājumus.
Kases ieņēmuma un izdevuma orderi ir drukājami, pildot prasības, kas tiek izvirzītas šāda tipa dokumentiem.
2.2. Maksāšanas uzdevumi arī sastāv no:
2.2.1. Ieejošais maksāšanas uzdevums
2.2.2. Izejošais maksāšanas uzdevums
Bankas maksāšanas uzdevumi, ko apstrādā programma, principā neatšķir as no kases ieņēmuma un izdevuma orderiem. Principiāla atšķirība ir tā, ka tiek "iedarbināti" citi konti debeta (ieejošie maksāšanas uzdevumi) un kredīta (izejošie maksāšanas) uzdevumi. Tas tiek noregulēts tipa kontējumu ievada laikā. Arī tad, kad notiek ne tipa kontējumi, programmas lietotājam ir pareizi jāizvēlas gan debeta, gan kredīta puse.
Izejošie maksāšanas uzdevumi ir drukājami banku pieprasītajā formā. Izdrukājot maksāšanas uzdevums izvietojas uz standarta A4 lapas divas reizes. Ja to dara uz divām lapām caur kopējamo papīru (to pieļauj matrič drukas), var saņemt 4 maksājuma uzdevuma kopijas, kas parasti ir pietiekami, lai izpildītu banku prasības un iešūtu akceptēto maksāšanas uzdevumu lietās.
Šī dokumentu ievada nodaļa pieļauj ievadīt jebkuru dokumenta veidu. Tādējādi programmā iespējams ievadīt un nokontēt ap 70 programmas piedāvātos dokumentu veidus, gan ievadīt un nokontēt vēl citādākus, kas var rasties uzņēmuma darbības gaitā.
Ja uzņēmumā nav daudz darbinieku un ekonomisko apsvērumu dēļ netiek lietota algas programma, programmas lietotājs var ar roku veiktā algas aprēķina rezultātus ievadīt kā algas aprēķina dokumentu. Tad ir jānokontē parāds sava uzņēmuma darbiniekiem, izdevumi, kas tādēļ radušies. Bez tam nedrīkst aizmirst nokontēt parādu par ienākuma un sociālo nodokli. Kad šādi parādi tiek maksāti, tie ir jādzēš caur kases un norēķina kontu kredīta kontējumiem, ko var ievadīt kārtībā, kas tika aprakstīta iepriekš.
Tādējādi var nokontēt arī pamatlīdzekļu amortizāciju un izdevumus, kas rodas sakarā ar to, dividenžu izmaksu, rezervju rašanos un daudzas citas grāmatvedības darbības, kas tiek veiktas komercdarbības gaitā un likuma ietvaros.
Kā piemērs ir redzams dokumentu
saraksts
ar avansa izlietojuma atskaitēm, kas bilances programmā tiek
ierindots citu dokumentu kategorijā. Arī SIA A.V.S. NOLIKTAVAS
programmā ir avansa izlietojuma atskaite kā dokumenta veids. Tomēr
bilances programmā papildus ierastajām tam dotas arī citas funkcijas.
Ja vēlas ievadīt jaunu avansa atskaiti, programma "prasa",
vai tās būs preces vai citi izdevumi.
Ja programmas lietotājs izvēlas avansa izlietojuma atskaitē ievadīt preces, kas ir ienākušas kopā ar to, tad programma piedāvā ievadīt gan preces piegādātāju, gan pavadzīmju, gan čeka numurus un datumus. Papildus summām, kas tiek ievadītas kopā ar šā veida dokumentiem, programma veido konkrētās pavadzīmēs ienākošo preču kustības kontroli, ko var redzēt noliktavas programmā, kas strādā kopā ar bilances programmu. Šeit ievadītā informācija var ieiet PVN pielikumā un citās ar preču kustību saistītajās atskaitēs.
Kā jau tika minēts, bilances dokumentu ievada daļa pieļauj neierobežotu dokumentu veidu apstrādi. Tomēr tāda "mīksta" pieeja dokumentu apstrādei prasa augstas kvalifikācijas programmas lietotāju. Ja SIA A.V.S. visi dokumenti ir tipa kontējumu "cauršūti", un programmas lietotājam ir tikai jāvada informācija, šeit, bilances citu dokumentu ievada nodaļā ir jārīkojas ļoti uzmanīgi. Tādēļ darbība bilances citu dokumentu, arī kases un bankas dokumentu ievada nodaļās, parasti ir uzņēmuma galvenā grāmatveža kompetencē.
Bilances programmā galvenais grāmatvedis var redzēt arī SIA A.V.S. noliktavas programmā notiekošo, kontrolēt dokumentus, koriģēt kontējumus, ja tas nepieciešams. Tad gan ir jāinformē par to darbiniekus, kas strādā ar noliktavas programmu. Bilances programmās nevar redzēt materiālu un preču uzskaiti fiziskās mērvienībās, bet gan naudas izteiksmē. Ja uzņēmumā netiek vesta materiālu un preču detalizēta uzskaite, var iztikt tikai ar bilances programmu.
Visas kontēšanas ir nevis ievada, bet ievada kontroles funkcijas.
Attēlā
redzams, kas notiek uz ekrāna, kad ieiet šajā programmas
izvēlē. Ar taustiņa F1 palīdzību visas kontēšanas var sašķirot
pēc dokumentu numuriem, pēc debeta kontiem (1.reizi nospiežot F1),
pēc kredīta kontiem, vēlreiz nospiežot F1.
Nospiežot F2, var izvēlēties konkrētu konta numuru un datumu, pārbaudīt dokumentu kontēšanas pareizību un , ja vajag, izlabot to.
Tāda šķirošana un kontējumu sakārtošana pieaugošajā kārtība atļauj ātri atrast vajadzīgo, analizēt kontu debeta un kredīta izmaiņas no dažādiem viedokļiem. Tas arī palīdz atrast pieļautās kontējumu kļūdas un ir labs galvenā grāmatveža palīglīdzeklis.
Aprēķins ir procedūra, kuras rezultātā tiek noslēgti operāciju konti un tiek aprēķināta peļņa vai zaudējumi. Ja programmas lietotājs izvēlas dokumentu ievada sadaļa izvēli "Aprēķins", programmas lietotājs var brīvi rīkoties, nosakot datumu, uz kuru jāveic aprēķins.. Ja tas ir noteikts, programma, ņemot vērā noteikumus, kādi pastāv ienākuma nodokļa aprēķinam, noraksta ieņēmumus un izdevumus.
Aprēķins ir atskaites perioda (parasti gada vai ceturkšņa) rezultātu kopsavilkums.
Kontējumi,
kas tā rezultātā veidojas, redzami, kad, atrodoties uz izvēlētā
aprēķina, nospiež Enter. Kontējumu sarakstu var papildināt, labot,
dzēst un koriģēt atsevišķas tā pozīcijas, ja automātika kaut
kādā mērā neatbilst tam, kas vajadzīgs pie uzņēmuma ienākuma aprēķina
kontējumiem.
Kad bruto ienākuma (konts 8610) aprēķins ir izdarīts automātiskā vai daļēji automātiskā režīmā, programmas lietotājam rokas režīmā ir jāprot šo bruto ienākumu norakstīt. Te programma nevar piedāvāt automātiku, jo dažreiz ienākuma nodokļa maksājuma kārtība, atlaides, ko bauda uzņēmums un citas nianses ir tik sarežģītas, ka paļauties un automātiku šeit nav iespējams.
Kad tiek norakstīts bruto ienākums, programma ir gatava jauna atskaites perioda sākumam. Tas tomēr nenozīmē, ka neko nevar darīt iepriekšējā atskaites perioda ietvaros. Programma dod iespēju atgriezties stāvoklī pirms ienākuma aprēķina. Tādēļ ar zināmām taustiņu manipulācijām ir jānodzēš visi aprēķina kontējumi, gan automātiskajā, gan rokas režīmā izveidotie. Ir jānodzēš arī pats aprēķins no aprēķinu saraksta. Tad operāciju kontos "atgriež as" to stāvokļi un bilances programma gatava turpināt darbu "vecajā" atskaites periodā.
Šādai aprēķina tehnoloģijai ir virkne priekšrocību. Pirmkārt, programma pieļauj neierobežotu (līdz galīgam aprēķinam) laiku vadīt iepriekšējā perioda dokumentus. Tas ir lietderīgi, jo praktiski nav iespējams pēdējo gada dokumentu ievadīt 31.decembrī. Tikai jāievēro, ka nedrīkst vienkārši ievadīt dokumentu ar jebkuru datumu. Var gadīties, ka tas skar PVN un citus norēķinus, kurus var koriģēt ar stornēšanas palīdzību. Bet tā jau ir netipiska tehnoloģija, kuras kontējumam ir jāpieiet ar sevišķu uzmanību.
Otrkārt, iespēja vairākkārtīgi veikt un dzēst aprēķinu var sniegt informāciju uzņēmuma vadītājiem par to, kāds ir reālais ienākums, ņemot vērā nodokļus, parādus un parādniekus uz jebkuru izvēlēto datumu. Aprēķinus var veikt uz jebkuru dienu, arī pēc katra dokumenta ievada, ja tas šķiet interesanti. Reālāk to darīt katra mēneša beigās, neaizmirstot atjaunot operāciju kontu stāvokļus, kādi tie bija līdz pagaidu aprēķinam.
Tikai noslēdzot atskaites periodu, pārliecinoties, ka par to viss ievadīts, programmā var vadīt jaunu informāciju. Bilances kontu stāvokļi uz jaunā perioda sākumu pārcel sies automātiski.
Praktiskie risinājumi gada slēgumam ir parādīti speciālajā sadaļā, kas tiks parādīta turpmāk.
Informācijas ievada daļa ir tā, kas veido programmas informācijas datu bāzes un kontējumus, izmaina kontu saldo. Bez dokumentu ievada nav iespējamas kontu stāvokļu un apgrozījumu izmaiņas. Arī visas kļūdas un nepilnības bilances uzskaitē var likvidēt ar dokumentu palīdzību. Tā arī iztrūkumus var likvidēt tikai ar norakstīšanas vai likvidācijas aktu palīdzību. Preču un materiālu pārpalikumus var ievadīt ar attiecīgo dokumentu palīdzību, tos pareizi kontējot. Sevišķs dokumenta veids ir kontu SALDO sākuma ievads, ko veic attiecīgajā palīglīdzekļu programmas sadaļā. Lai gan tas atrodas palīglīdzekļos, to var droši pieskaitīt pie informācijas ievada.
Viss, kas tika darīts programmas iepriekšējās sadaļās, vērsts uz to, lai uzņēmuma vadītāji, grāmatveži un citi darbinieki varētu iegūt viņus interesējošo informāciju, lai pareizi kārtotu attiecības starp darījumu partneriem, ar valsti nodokļu un citādākā ziņā.
Jāievēro, ka salīdzinot ar pieminēto SIA A.V.S. noliktavas uzskaites programmu, ar kuru kopā strādā bilances programma, tajā ir plašāks atskaišu klāsts. Bieži vien viena un tā pati informācija redzama dažādās atskaitēs, kaut arī tā tiek pieprasīta no dažādiem redzes lokiem. Tas ir nepieciešams, lai sniegtu pēc iespējas pilnīgāku informāciju par grāmatvedības darbu uzņēmumā.
Galvenais princips, gatavojot atskaites, ir sniegt informāciju par kontu stāvokļiem un to apgrozījumiem laika, juridisko, fizisko personu un citos griezumos. Visas grāmatvedības atskaites pēc būtības reducējas uz kontu stāvokļiem un to apgrozījumiem. Ar to palīdzību var atbildēt uz jebkuru jautājumu, kas saistīts ar uzņēmējdarbības faktisko stāvokli. Programma arī sniedz dažas prognozes. Piemēram, par iespējamiem ienākuma apjomiem vēlamo pārdošanas cenu gadījumā.
Atskaišu sistēma domāta šiem mērķiem un sastāv no sekojošām galvenajām nodaļām:
Kontu un subkontu atskaites sniedz pirmo ieskatu bilances kontos. Pirmkārt, kontu saldo izmaiņu saraksts sniedz atskaiti par jebkura konta saldo stāvokli jebkurā laikā. Tādējādi, prasot kontu saldo uz gada sākumu un uz gada beigām, var saņemt lielu daļu informācijas bilances gatavošanai.
Subkontu atskaites ir domātas gadījumam, kad uzņēmumā, kas lieto programmu, kontu plāns ir izveidots ar analītiskiem kontiem. Tad atskaites par analītiskajiem kontiem sniegs smalkāku informāciju par uzņēmuma apakšvienību darbību.
Jautājumi, ko "uzdod" programma "filtru" uzlikšanai, lai izveidotu vajadzīgo atskaiti, ir vienkārši, tāpat kā vienkāršas ir arī pēc tā redzamās atskaites.
Kontu kustība ir ļoti plaša atskaišu sistēma, kas sastāv no:
3.2.1.1. Kases grāmata ir svarīgs un stigri kontrolējama konta (2610) apgrozījums gan no uzņēmuma viedokļa, gan no valsts puses. Te ir stingras prasības pareizu izdruku formēšanā. Izdrukājot katras dienas kases grāmatu, to var iešūt speciālos stingras uzskaites vākos vai lietā, jo šajā atskaitē ir izpildītas prasības pret tāda veida informāciju. Atskaitē tiek rādīts konta stāvoklis perioda sākumā, perioda beigās, izmaiņas vispār un atsevišķi debeta (saņemts) un kredīta (izdots) apgrozījumi. Turklāt atskaite rāda dokumenta kārtas un piešķirtos numurus, kontus, ar ko debitēja un ko kreditēja kase, kā arī to, kas saņēmis vai iemaksājis naudu kasē un kāpēc. Lai atskaitei piešķirtu oficiālu raksturu, tajā tiek ievadīts dokumenta sastādīšanas datums un laiks, kā arī kasiera paraksts.
3.2.1.2. Līdzīgi tiek gatavota valūtas kases grāmata, ko tāpat var gan paskatīties uz ekrāna, gan izdrukāt, ja tas ir nepieciešams.
3.2.2. Norēķina konts bankā (2620)
Bankas norēķina konta atskaite pēc būtības ir līdzīga kases grāmatai, jo tā ir atskaite par vēl vienu naudas līdzekli, kam tiek rādīts pieprasītā perioda sākuma un beigu atlikums, debeta un kredīta apgrozījums ar dokumentu numuriem un darījumu aprakstiem.
Tā kā programma kontrolē katra bankas konta stāvokli, iespējama bankas konta kustības atskaite. Tajā redzami kontu stāvokļi par dienām, kad notikuši darījumi caur kontu, ir rādīti kontu ienākumi (debets) un izdevumi (kredīts), kā arī LB valūtas kurss, ja tas ir valūtas konts, un ienākumi un izdevumi sakarā ar valūtas kursa svārstībām.
3.2.4. Citi konti ir atskaite, kas līdzīga iepriekš aprakstītajām. Ar šo atskaiti var iegūt informāciju par jebkura konta apgrozījumiem brīvi izvēlētā laika diapazonā. Tab.1 redzams, kā veidojas izejvielu un materiālu konta (2110) kustības atskaite, ko var saņemt tieši citu kontu kustības atskaišu nodaļā.
3.2.5. Konta apgrozījums uzņēmumu griezumā
Konta apgrozījuma atskaite uzņēmumu griezumā ir lietderīga, ja vēlas noteikt parādu vai kredītu rašanās un dzēšanas dinamiku. Programma piedāvā uzlikt "filtru" uz kāda no kontiem un noteikt laika diapazonu, kādā vēlas redzēt šo atskaiti. Pēc tā tiek gatavota atskaite, kurā redzami izvēlētā konta stāvokļi perioda sākumā, beigās, debeta un kredīta apgrozījumi kopā ar uzņēmumu sarakstu. Tā ir pārskatāma atskaite, ja to pieprasa par debitoriem (konts 2310), kreditoriem (konts 5310), apgrozījumiem, kā arī citiem kontiem uzņēmumu griezumos.
3.2.6. Konta apgrozījums par personu
Šī ir tieši tāda pati atskaite kā iepriekš minētā, tikai rāda atskaiti par fiziskām personām. Tā ir lietderīga norēķinu ar personāla (konts 2380) pētīšanai, kā arī fizisko personu kā pircēju vai piegādātāju analīzei.
Kontu apgrozījums ir atskaites, kas rāda visu kontu, kuros notikusi kaut kāda kustība, stāvokļus pieprasītā perioda sākumā, beigās, arī to debeta un kredīta apgrozījumus. Šī atskaite ir galvenās grāmatas paveids, kurā vēl nav kontu apgrozījumu pamatojuma.
Kontu korespondences atskaites sniedz informāciju par to, cik liels un ar kādiem kontiem ir bijis izvēlētā konta apgrozījumus. Turklāt šis apgrozījums tiek rādīts gan uz pieprasītā perioda sākumu, beigām, šo kontu debeta un kredīta apgrozījumi.
3.2.9. Naudas līdzekļu kustība
Naudas līdzekļu apgrozījumus ir atskaišu nodaļa, kas rāda šai kontu grupai raksturīgās atskaites. Tas, ka šāda atskaišu nodaļa izveidota, pasvītro naudas līdzekļu kontu lielo nozīmi uzņēmuma bilancē un saimnieciskajā darbībā.
Kontu grupas apgrozījuma atskaite rāda ilgtermiņa ieguldījumu, pamatlīdzekļu, apgrozāmo līdzekļu un citu, arī operāciju kontu grupu stāvokļus pieprasītā perioda sākumā, beigās, to debeta un kredīta apgrozījumus. Šī atskaite noderīga, kad programmas lietotājs vēlas redzēt bilances kontu grupu kopskatu. Tas var noderēt kopainas saprašanai par uzņēmuma finansiālo un ekonomisko stāvokli.
Šī atskaišu nodaļa rāda maksājumu dokumentus dažādos laika griezumos. Atskaite var būt noderīga kāda dokumenta ātrai meklēšanai. Turklāt atskaite sniedz arī izvēlēto maksājuma korespondentu (darījuma partneru) kopsavilkumus. Te var redzēt atskaiti par visiem izdevumiem un ieņēmumiem, kā arī par katru izdevuma un ieņēmuma veidu atsevišķi.
3.4.1. Visi dokumenti, konkrēta persona
3.4.2. Ieejošās pavadzīmes un maksājumi
3.4.3. Izejošās pavadzīmes un maksājumi
Šī atskaišu grupa rāda visu dokumentu sarakstu, kas noformēti ar konkrētu juridisko vai fizisko personu, kā arī visas ieejošās un izejošās pavadzīmes. Atskaite sniedz informāciju par izejošām un ieejošām pavadzīmēm konkrētas juridiskās vai fiziskās personas griezumos. Turklāt šīs atskaites arī rāda, kā minētie dokumenti tiek apmaksāti, un cik liels parāds palicis no šiem darījumiem.
3.5. Debitori, kreditori ir atskaites, kas ļauj redzēt:
3.5.1. Piegādātāji (kreditori)
Šī atskaite, liekot attiecīgos "filtrus", rāda informāciju par debitoru kopsavilkumiem un par dokumentiem (mūsu neapmaksātās pavadzīmes), ja tas ir nepieciešams. Šādas atskaites ļauj precīzi veikt darbu ar piegādātājiem, apelējot pie konkrētiem dokumentiem un summām.
Pircēju (parādnieku) atskaites ir pretējas kreditoru atskaitēm pēc būtības. Bet arī tās, kas varbūt ir vēl svarīgāk, palīdz kārtot attiecības ar darījumu partneriem.
Avansa personu atskaite dod detalizētu informāciju par to, ar kādiem dokumentiem un cik naudas avansa persona saņem, kā un ar kādiem dokumentiem tiek kārtots parāds. Tas ir labs līdzeklis, lai kontrolētu situāciju ar avansa personām uzņēmumā.
Operāciju žurnāls ir atskaite par visām grāmatvedības darbībām, kas notikušas programmas lietotāja noteiktajā laika periodā. Šī atskaite arī rāda, kādi kontējumi notikuši sakarā ar to. Tāda atskaite ir noderīga, ja programmas lietotājs vēlas redzēt visu, kas noticis dienas (nedēļas, mēneša u.t.t.) laikā.
Šī atskaite ir SIA A.V.S. risinājums, kā parādīt šo ļoti svarīgo grāmatvedības informāciju, ievērojot kompjūtera ekrāna un printera iespējas. Lai varētu parādīt visu kontu apgrozījumus kopsummā un arī konkrētus apgrozījumus ar citiem bilances kontiem, uz ekrāna tika nolemts parādīt šo informāciju mēnešu griezumos. redzama kāda uzņēmuma 1996.gada atskaite, kad to pieprasa no meņu izvēles "Galvenā grāmata". Tajā pa vertikāli sagrupēti visi konti, to mēneša sākuma un beigu stāvokļi, debeta un kredīta apgrozījumi.
Jāpiezīmē to, ka šajā atskaitē tiek rēķināti arī nākamie mēneši. Sakarā ar to, ka nākamajos periodos nav un nevar būt dokumentu, atskaite parāda nemainīgas mēneša sākuma un beigu summas bez debeta un kredīta apgrozījumiem. Šie mēneša sākuma un beigu atlikumi tiek pārnesti arī uz gada beigām. Tātad galvenā grāmata jau janvārī rāda to, kas būs gada beigās, ja nekāda komercdarbība vairs nenotiks.
Izmantojot taustiņu F1, var ātri atrast jebkuru no kontiem. Atrodoties vajadzīgā mēneša ailē un nospiežot taustiņu "Enter", var iegūt divu veidu konta apgrozījumus par izvēlēto mēnesi - dienu griezumā vai nepārtraukto. To atšķirība ir tāda, ka dienu griezumā var redzēt konta stāvokli dienas sākumā un beigās. Otrajā gadījumā kontu apgrozījumi tiek rādīti nepārtrauktā sarakstā.
Katru no šajā saimē esošajām atskaitēm var izdrukāt, ieskaitot galveno atskaiti, kas redzama, ieejot bilances galvenās grāmatas izvēlē. Tā rada pilnīgu priekšstatu par kontu stāvokļiem un to izmaiņām mēnešu griezumos. Kopā ar citām iespējamām atskaitēm, šī atskaišu nodaļa mūsuprāt sniedz galvenās grāmatas informāciju, jo ir redzami kontu stāvokļi un to apgrozījumi.
3.8. Ieņēmumi-izdevumi ir atskaite, kas ne tikai iesniedzama VID, bet tajā ir koncentrēti uzņēmuma darbības rezultāti. Pirms ieņēmumu-izdevumu aprēķina sākuma jāveic ienākuma aprēķins informācijas ievada daļā (instrukcijas 2.5. nodaļa). Kad norakstīti operāciju konti un bruto ienākums, ieņēmumu-izdevumu atskaite rādīs īsto ienākumu, kas būs radies gada beigās. Aprakstot ienākuma aprēķina tehnoloģiju, tiek minēts, ka pagaidu variantu var izdarīt uz jebkuru dienu.
Bilances atskaite parasti tiek gatavota pēc ieņēmumu un izdevumu aprēķina un operāciju kontu norakstīšanas. Tad, pieprasot uzņēmuma bilanci, tā parādās vispārpieņemtajā formā. Te jāatceras, ka atskaitē redzamā informācija veidojas no formulām, kas tika ievadītas pirms bilances gatavošanas šās instrukcijas 1.2. nodaļā aprakstītajā kārtībā. Tādēļ kļūdas un nepilnības, ja tās būs redzamas bilances atskaitē, pirmkārt jāmeklē formulās. Ja formulas ir nepareizas, iespējama disbilance, kad aktīvi nav vienādi ar pasīviem arī pēc operāciju kontu norakstīšanas. Gadījumos, kad viss ir kārtībā, bilances atskaite ir drukājama, skatāma, analizējama un iesniedzama VID
PVN pielikums ir atskaite, ko pieprasa VID. To veido programma, balstoties uz informāciju, kas veidojas noliktavas un bilances programmās, ja tās strādā kopā.
Bilances informācijas skatīšanas sistēma ir ļoti plaša, ja ņem vērā, ka programmas lietotājs pats gatavo savu atskaiti, uzliekot attiecīgos "filtrus" rādāmai informācijai. Atskaišu sistēmu sevišķi elastīgu padara iespēja pieprasīt viena, visu kontu vai kontu grupas apgrozījumus jebkurā laika un citos griezumos.
Programmai ir iespēja skatīties atskaites, kas saglabātas failos, kā tas aprakstīts instrukcijas 2.1.1. nodaļā. "Atskaišu skatīšana" ir atskaišu apakšnodaļa iepriekš saglabāto dokumentu un atskaišu skatīšanai. Kā jau tika minēts iepriekš, tas ir aktuāls vecajām kompjūteru markām, kam piemīt neliela ātrdarbība. Pentium tipa kompjūtera atskaites sagatavo dažās sekundēs. Šajā gadījumā nav vērts zaudēt laiku atskaišu saglabāšanai, meklēšanai, izvēlei un skatīšanai ar "Atskaišu skatīšana" izvēles palīdzību.
Programmas atskaišu sistēma sniedz informāciju par gandrīz visiem grāmatvedības uzskaites notikumiem. Kontu stāvokļu un to izmaiņu atskaite papildina programmā ietvertās standarta atskaites (kases grāmata, PVN atskaite u.c.) un padara vēl pilnīgāku informāciju par kontu kustību. Tomēr, ja programmas lietotājam rodas vajadzība pēc citām, programmā neesošām atskaitēm, SIA A.V.S. tās var izveidot īsā laikā. Tas iespējams tādēļ, ka informācijas glabāšana kontos ļauj atbildēt uz visiem iespējamiem grāmatvedības jautājumiem bez lieliem kapitālieguldījumiem. Turklāt šie papildinājumi, ja tie nav pārāk lieli un nav saistīti ar algoritmu izmaiņām, tiek veikti programmas ieviešanas stadijā un bez maksas.
Uzmanību !!!
Šī lappuse ir
izstrādāšanas stadijā un tādēļ nav pilnīga...
Kārtība kādā AVS Bilances programmā tiek slēgts gads:
4.1.1. Palīglīdzekļi -> Aprēķini ->
ir jāpārbauda visas aprēķina formulas, kārtībā, kas ir aprakstīta Bilances instrukcijā.
4.1.2. Kamēr nav slēgti operāciju konti, jāizdrukā Datu skatīšanas -> Ieņēmumi/Izdevumi -> Aprēķina veids 2 uz perioda beigām.
pēc
atlikumu metodes.
4.1.3. Ievadīšana -> Aprēķini taisām operāciju kontu slēgumu, kārtībā, kāda ir parādīta Bilances aprakstā.
4.1.4. Tagad var drukāt Bilanci - Datu skatīšana ->Bilance - > Jauna forma;
4.1.5. Paskaidrojumus bilances un ieņēmumu / izdevumu aprēķinu rindiņām var saņemt no kontu apgrozījumu atskaitēm, bet debitoru un kreditoru no attiecīgo kontu apgrozījumu atskaitēm.
4.3.
Kursu starpības aprēķins.
Kursu starpības (svārstības) aprēķinus var veikt par jebkuru laika periodu. Lai pareizi aprēķinātu svārstības ir nepieciešams:
4.3.1. Tiem kontiem, kuriem būs svārstība ir nepieciešams uzrādīt kā tā tiks rēķināta
U - personu griezumā (debitoriem un kreditoriem) vai K - mūsu uzņēmuma (programmas lietotāja) ietvaros - kase un banka.
4.3.2. Dokumentu sarakstā Palīglīdzekļi -> Klasifikatori -> Dokumentu veidi -> ir jābūt "24. Kursu svārstība " ar sekojošu tipveida kontējumu:
Uzmanību !. Ir jāņem vērā tas, ka svārstība tiks rēķināta automātiski tikai tādā gadījumā, kad dokumentu (ieejošās, izejošās pavadzīmes un tt.) apmaksa notiek tajā pašā valūtā, kādā bija izrakstīts un iegrāmatots dokuments. Citos gadījumos svārstības aprēķins jāveic "rokas" režīmā, operējot ar valūtas konta izdruku attiecīgai personai. To var izdarīt ar speciāla dokumenta veida palīdzību, ko programmas ietvaros var izveidot programmas lietotājs pats.
4.3.3. Pirms svārstības aprēķina ir jāpārbauda valūtu kursi, vismaz uz svārstības aprēķina datumu. Ir jāņem vērā to, ka, ja uz aprēķina dienu kursa nebūs, programma paņems iepriekšējo ierakstu, kas var gadīties nepareizs.
4.3.4. Kad kursi ir ievadīti, jāiet Ievadīšana -> Citi dokumenti -> "24. Kursu svārstība" un jāizveido jaunu dokumentu.
Ievadot dokumentu izvēlas citu juridisko vai fizisko personu, kad rēķina svārstību debitoriem vai kreditoriem. Savs uzņēmums ir jāizvēlas, kad rēķina svārstību savai valūtas kasei vai bankai. Ar F10 taustiņa palīdzību var pārliecināties par notikušā kontējuma pareizību.
Pēc veiksmīga aprēķina uz ekrāna parādās rezultāts konkrētai personai:
Kā arī redzēt konkrētā dokumenta izdruku:
Turklāt rezultātu var izmainīt, nospiežot taustiņu "Enter" uz izvēlēta dokumenta, ja tas saskaņots ar debitoru vai kreditoru un nepieciešams kaut kādu apsvērumu dēļ.
4.4.
Avansa atskaites aizpildīšana, kad pērk preces.
4.5. Avansa
darījumi, slēgums, kontējumi.
Avanss var ienākt ar kases ieņēmuma orderi vai ar ieejošo maksājuma uzdevumu. Avanss var būt samaksāts ar maksājuma dokumentiem. Programmā ir paredzēti speciāli tipveida kontējumi šiem darījumiem.
4.5.1. Preču saņemšana pēc samaksāta avansa.
Gan Bilances, gan Noliktavas programmās var realizēt avansa dzēšanu saņemot preces vai ievadot ieejošās pavadzīmes ar taustiņa F9 palīdzību. Ja kādam uzņēmumam iepriekš tika samaksāts avansa un pēc tam tiek ievadīta ieejoša pavadzīme, ir iespējams nospiest taustiņu F9 - avansa apmaksa. un ievadīt dzēsto avansa summu. Tā var būt dzēsta pilnībā vai daļēji. Kontējumi ir redzami nospiežot taustiņu F10.
a) Avansa summa sakrīt ar pavadzīmes summu.
b) Avansa summa nesakrīt ar pavadzīmes summu.
Maksājuma uzdevuma kontējums: D 2190 K 2620 - 1180 Ls Dok.summa Y
D 5721 K 2311 - 180 Ls Dok.summa N
PPR vai rēķina kontējums: D 7120 K 5310 - 1800 Ls Dok.summa Y
D 2311 K 5310 - 324 Ls Dok.summa Y
D 5310 K 2190 - 1180 Ls Dok.summa N
D 5721 K 2311 - 144 Ls Dok.summa N ( 324-180 )
4.5.2. Preču izsniegšana pēc saņemtā avansa ir iepriekšējās darbības spoguļattēls. Tā atšķir as tikai ar tipveida kontējumu un ar PVN norēķiniem. Viens no kontējuma variantiem, kad
a) saņemtā avansa summa sakrīt ar izsniedzamo dokumentu summu, redzams attēlā. Pavadzīmes kontējumā konta 5721 (PVN) subkonts 1 (piemērā) neiekļūst PVN deklarācija, par ko var pateikt attiecīgajā subkonta iestādījumā, ko var izdarīt Palīglīdzekļi -> Klasifikatori -> Konti ->
b) Avansa summa nesakrīt ar pavadzīmes summu.
Maksājuma uzdevuma kontējums: D 2620 K 5210 - 1180 Ls Dok.summa Y
D 2390 K 5721 - 180 Ls Dok.summa N
PPR vai rēķina kontējums: D 2310 K 6110 - 1800 Ls Dok.summa Y
D 2310 K 2390 - 324 Ls Dok.summa Y
D 5210 K 2310 - 1180 Ls Dok.summa N
D 2390 K 5721 - 144 Ls Dok.summa N ( 324-180 )
4.8.
Kontu sākuma stāvokļa
ievadīšana.
4.11.
Fiziskā persona kases orderī.
Barters ir darījums, kad personas apmainās ar precēm, neveicot maksājumus ar naudas līdzekļu palīdzību. Lai AVS programmā ievadītu bartera darījumus Ievada sadaļa izvēlas "Citi dokumenti"-> "Barters".(11.dokumenta veids). Kad ir ievadīts bartera darījuma cita juridiska vai fiziska persona, datums un numurs, programma piedāvā izvēlēties - ievadīt Izejošo pavadzīmi vai ieejošo pavadzīmi šajā darījumā. Atkarībā no tā, barters ies vienu vai otru ceļu, kad sākumā ir saņemtas preces, vai preces bartera darījumā sākumā tiks dotas. Ja izvēlas, piemēram izejošās pavadzīmes, parādās izvēlētai personai nosūtīto pavadzīmju saraksts. No tā, tāpat ka citās programmas vietās, var izvēlēties pavadzīmes šim bartera darījumam. Turklāt ar "+" zīmi var izvēlēties citas izejošās pavadzīmes, ar "-" zīmi ieejošās pavadzīmes. Tādējādi katram bartera darījumam var izvēlēties neierobežotu dokumentu skaitu.
Bartera darījums ir tad barters, kad izejošās pavadzīmes summa ir vienāda ar ieejošās pavadzīmes summu, kā tas ir redzams zemāk
Katram bartera darījumam ir iespējams pierakstīt piezīmi. Tas ir lietderīgi gadījumā, kad barters tiek ievadīts Bilances programmā ar summām, bez preču saraksta. Piezīmes var kalpot tam, ka var vismaz aprakstīt maināmo preces vai priekšmetus īsumā.
Taustiņš F10 dod iespēju redzēt bartera darījuma kontējumu.
Parasti bartera kontējums parāda kredīta (piemērā - 5310) debeta (2310) savstarpējo slēgumu, ja darījums noticis vienā atskaites perioda laikā. Citus, sarežģītākus bartera darījumu variantus apstrādājot, programmas lietotājam ir jāievēro likumdošanas prasības. Sakarā ar to bartera darījumu kontējumus var izmanīt un papildināt ar papildus kontējumu rindiņām.
0.1. LR Likumdošanas ievērošana AVS
LR Ministru kabineta noteikumos Nr.585 no 2003.gada 21.oktobra (prot. Nr.55, 32.§) par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju datorprogrammām ir jāievēro sekojoši nosacījumi:
"36.1. ierakstu reģistra (system log) informācijas saglabāšanu par katru iegrāmatojumu vai iegrāmatojuma labojumu, tā veidu, datumu un laiku, sistēmas ieraksta numuru, kā arī iegrāmatojuma veicēju;
36.2. grāmatvedības (grāmatvedības informācijas datorsistēmu) datu ierakstīšanu formātos MS Excel, dBase/FoxPro, Text Report files, Flat files vaiODBC data sources normatīvos aktos paredzētās revīzijas (audita) vai pārbaudes veikšanai — lai būtu iespējams pēc dažādiem kritērijiem atlasīt ierakstus un iegrāmatojumus, izsekot saimnieciskajiem darījumiem un pārliecināties par grāmatvedības sniegtās informācijas patiesumu;
36.3. iespēju elektroniski sagatavotos attaisnojuma dokumentus un grāmatvedības reģistrus atlasīt ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, ierakstīt attiecīgajos informācijas nesējos un uzglabāt Elektronisko dokumentu likumā un citos normatīvos aktos paredzētajos elektronisko dokumentu glabāšanas noteikumos noteiktajā kārtībā, saglabājot to satura autentiskumu un salasāmību likumā “Par grāmatvedību” noteiktajā glabāšanas laikā;
36.4. elektroniski sagatavota attaisnojuma dokumenta vai grāmatvedības reģistra datu attēlu un izdruku;
36.5. elektroniski sagatavoto attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru rezerves kopēšanu.
37. Grāmatvedības reģistru kārtošanai lieto tikai tādu grāmatvedības datorprogrammu, kuras izmantošanas tiesības saskaņā ar Autortiesību likumu apliecina attiecīga licence vai licences līgums.
38. Uzņēmuma vadītājs var patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības datorprogrammu (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), ņemot vērā konkrētā uzņēmuma darbībai vēlamās vai nepieciešamās funkcionālās, tehniskās un datu drošības prasības, izņemot gadījumus, ja konkrētas datorprogrammas lietošanu vai izvirzāmās prasības reglamentē konkrēts normatīvs akts.
39. Ja speciālajos likumos vai citos normatīvos aktos nav noteikts citādi, uzņēmuma vadītājs nosaka vispārīgos grāmatvedības informācijas datorsistēmu drošības noteikumus un grāmatvedības datu aizsardzības obligātās tehniskās un organizatoriskās prasības uzņēmumā, kā arī nodrošina minēto noteikumu un prasību ievērošanas kontroli.
40. Personai, kas veic normatīvos aktos paredzēto revīziju (auditu) vai pārbaudi, ir tiesības iepazīties ar uzņēmuma rīcībā esošo izmantojamās grāmatvedības datorprogrammas lietotāja dokumentāciju, kā arī ar informāciju par kodiem, saīsinājumiem, apzīmējumiem vai citām zīmēm, kuras izmanto grāmatvedības datorprogrammā grāmatvedības reģistru kārtošanai."
Sakarā ar to AVS tiek pielietoti šādi programmu tehniskie līdzekļi:
0.1.1. System Log informācijas saglabāšana ir realizēta sekojoši:
AVS programmas tiek pielietots tipveida kontējumu mehānisms, kas tiks aprakstīts turpmāks šajā instrukcijā. Katram no dokumentiem var noteikt, vai tipveida kontējums strādās automātiski, vai pēc operatora vēlēšanās. Izveidojot dokumentu, programmas lietotājs var to pārbaudīt, un tad veikt kotējumu. Tas nav pretrunā ar augstāk pieminēti LR Ministru Kabineta noteikumiem, kuros teikts:
"10. Visus ierakstus grāmatvedības reģistros izdara saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās, bet ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis. Ierakstus izdara divkāršā ieraksta sistēmā, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem vai viendabīgu dokumentu kopsavilkuma datiem. Likumā noteiktajos gadījumos ierakstus var izdarīt vienkāršā ieraksta sistēmā."
Ja dokumenta kontējums notiek automātiskā vai "rokas" režīmā, tas tiek ierakstīts grāmatojumu reģistrā ar unikālu ieraksta numuru ar informāciju, kas norādīta Ministru Kabineta noteikumu 36.1. punktā.
Ja kādā no iepriekš iegrāmatotajiem dokumentiem notiek izmaiņas (mainās kontējumi, summas vai dokuments tiek dzēsts), tad ar kārtējo unikālo sistēmas ieraksta numuru tiek izveidots ieraksts ar informāciju, kāds dokuments tika labots vai dzēsts.
Ja kontējumi notiek jaunam dokumentam, tad AVS programmas automātiski veido grāmatojumu reģistru. Ja tiek labots veca dokumenta kontējums, tad saskaņā ar noteikumiem tiek izveidots jauns grāmatojumu ieraksts ar jaunu unikālo sistēmas numuru. Šajā ierakstā tiek parādīts vecais grāmatojums un jaunais grāmatojums.
Saskaņā ar noteikumiem dokumenta izmaiņas gadījumā ir jāparāda amatpersona, kas ļāva veikt izmaiņu un jāsniedz grāmatvedības izziņu par notikušo izmaiņu
Ja programmas operators ievada pieprasīto informāciju, tad grāmatojumu reģistrā parādās ieraksts, kas liecina par izdarītām izmaiņām un to iemeslu.
0.1.2. AVS paredzēts, ka visas atskaites, kas veidojas atskaišu sadaļā, tiek sūtītas uz Word un Excel. Tādējādi tiek pildīta noteikumu prasība par to, ka pārbaudošās organizācijas var saņemt informāciju jebkuros griezumos Excel formātā.
0.1.3. Ieviešot AVS projekta vadītājs piedāvā programmu lietotājam vairākus informācijas saglabāšanas sistēmas-
- uz disketēm, kompaktdiskiem, "flesh" atmiņas iekārtām;
- veikt automātisku informācijas saglabāšanu uz blakus datoriem, ja AVS strādā lokālajā tīklā;
- saglabāt 5-7 pēdējās informācijas versijas, secīgi pārrakstot 8,9, un tt.
- veikt informācijas arhivēšanu, noslēdzot finanšu gadu un nododot gada pārskatus. Arhivēšanas periods pēc uzņēmuma izvēles un atkarībā no informācijas apjoma var būt pat 5 gadi.
Tomēr informācijas saglabāšanas sistēmas izvēle, kā arī atbildība par saglabāšanas drošumu gulstas uz programmas lietotāju. Uzņēmumam - AVS lietotājam ir jānozīmē sistēmas administrators, kas izvēlas vajadzīgo informācijas saglabāšanas sistēmu un rūpējas par tās darbību.
0.1.4. Katram AVS elektroniskajam dokumentam ir iespējas iegūt attēla un izdrukas formu.
Tādējādi AVS programmu komplekss pilnībā atbilsts Ministru Kabineta noteikumu prasības.
SIA A.V.S. būs pateicīgs, ja programmas lietošanas laikā no grāmatvežu puses radīsies priekšlikumi programmas uzlabošanai. Neskatoties uz programmas ērtību un salīdzinoši lielu ātrdarbību, mēs nedomājam, ka programma ir ideāla. Tādēļ piedāvājam sadarbību programmas uzlabošanai
SIA A.V.S. Direktors Alfrēds Beļavskis
