A.V.S. SIA ALGU uzskaites programma

Saturs

Ievads

AVS SIA ALGU uzskaites programma domāta Uzņēmuma darbinieku algu un ar to saistīto nodokļu, atvaļinājumu un citu aprēķinu veikšanai, kā arī atskaišu veidošanai šajā jomā. ALGAS programmas (Programma) ietvaros ir izstrādāta arī KADRU uzskaite saskaņā LR Darba likuma prasībām. Tas izdarīts vienotas programmas ietvaros tādēļ, ka ALGAS programmā tiek ievadīta gandrīz visa KADRU uzskaitei nepieciešamā informācija.

1. ALGAS programmas apraksts

Algas uzskaites programma ir paredzēta darbinieku uzskaitei, algas aprēķinam un sakarā ar to nodokļu aprēķinam. Programmā ir elektroniska saikne ar LR Elektronisko Deklarēšanas Sistēmu (EDS) un ar bankām gadījumiem, kad darba alga tiek maksāta darbinieku bankas kontos. Lielu informācijas daļu par darbiniekiem ievada Uzņēmuma kadru daļa vai par darbu ar kadriem atbildīgā amatpersona. Bieži vien šo darbu veic algas grāmatvedis. Tāpēc algas aprakstā darbinieku pieņemšana, darbā, darba līguma sastādīšana, amatu un statusa maiņa, arī atvieglojumu piešķiršana, ieturējumu un citu darbinieku parametru maiņa netiek aprakstīta. To var izlasīt Kadru uzskaites sadaļā šeit. Tomēr daži palīglīdzekļi tiek izstrādāti Algas programmas darbībai. Sāksim ar tiem.

1.1. Palīglīdzekļi

1.1.1. Darbinieku saraksts

Attēlā ir redzams, ar TAB taustiņa palīdzību, vai ar peles dubultklikšķi var uzlikt filtru tikai uz “aktuāliem” darbiniekiem, ar kuriem pašlaik ir spēkā Darba līgums vai saņemt visu bijušo un potenciālo darbinieku sarakstu. Par potenciāliem tiek uzskatītas tās personas, kuras pretendē uz darba vietu Uzņēmumā un jau ir aizpildījušas CV. CV aizpildīšana ir parādīta šeit. Pildot CV potenciālais darbinieks jau sniedz kaut kādu daļu algas uzskaitei nepieciešamās informācijas.

Piemēram visu darbinieku saraksts izrādās krietni lielāks pa aktuālu darbinieku saraktu:

Pilnā sarakstā, kā jau tika minēts, starp pašlaik strādājošiem ir redzami arī citi cilvēki. Tas ir vajadzīgs ja rodas jautājumi par iepriekš strādājošiem vai par pretendentiem uz darbu.

1.1.2. Struktūrvienības

Uzņēmuma struktūrvienību saraksts veidojas AVS Noliktavas programmā. Neskatoties uz to, Arī Algas programmā ir iespējams ievadīt jaunu struktūrvienību, labot tās nosaukumu, arī dzēst, kā tas ir parādīts zemāk:

Tomēr algas grāmatvedim neiesakām to darīt bez sistēmas administratora atļaujas, vai saskaņojot ar viņu. Struktūrvienību saraksts tiek izmantots gandrīz visos citos AVS moduļos. Pirmkārt Noliktavas un Ražošanas programmās. Kādas noliktavas, arī bijušas, dzēšana no saraksta var novest līdz informācijas zaudēšanai. Arī lieku struktūrvienību ievadīšana var neatbilst apstiprinātai Uzņēmuma struktūrai. Algas aprēķinos ir ļoti svarīgi, lai darbinieki būtu piestiprināti kādai no pariezi klasificētām struktūrvienībām.

1.1.3. Tabeles

Uzmanību! Turpmākais ir apraksta stadijā un būs pabeigts drīz.

2. Kadru uzskaites apraksts

2.1. CV (Curriculum vitae -Dzīves Ceļš)

Pirms pieņemšanas darbā Uzņēmuma kadru daļa vai darbinieks, kas atbildu par darbu ar kadriem, aizpilda pretendenta anketu. Kadru uzskaites vajadzībām ALGAS programmas Palīglīdzekļu sadaļā cilvēku sarakstā esot ar Enter taustiņu tiek izsaukts darbinieka vai pretendenta CV sekojošā veidā:

Attēlā ir redzams, ka CV tiek vadīta klasificēta informācija par darbinieks dzimumu, pilsonību, darba pieredzi un izglītību. Tas ir iespējams, ja uz AQUA iekrāsota lauka nospiež Enter vai izdara peles dubultklikšķi. Ievadīta darba pieredzes informācija Programmā izskatās sekojošā veidā: Arī vēlamais amats, kurā pretendents uz darba vietu gribētu strādāt tiek ievadīts izmantojot iepriekš sagatavotu klasifikatoru.

Attēlā redzamas 2 darba vietas, kas uzrādītas CV/ Ar Ins taustiņa palīdzību var ievadīt citas, ja pretendentam uz darbu Uzņēmumā tādas ir bijušas.

Tas pats attiecas uz pretendenta izglītību. Līdzīgi kā darba vietas tiek ievadītas mācību iestādes un laika periods, kurā pretendents ir mācījies izvēlētajā mācību iestāde. Mācību iestādes tāpat ka uzņēmumi tiek ievadītas kopējā uzņēmumu datu bāzē. To var papildināt ievadot informāciju par mācībām un darba vietām. Pretendenta dzīves vietas adrese tāpat tiek ievadīta CV kartītē. Lai zinās par pretendentu, kas pēc viņa pieņemšanas darbā kļūst par darbinieka ziņām, atbilstu ES prasībām, pie kartītes tiek ievadīta neklasificēta papildus informācija, nospiežot taustiņu F2 vai pogu ekrāna lejas daļā. Šajā gadījumā atveras forma, kuru var aizpildīt gan pretendents, gan par darbu ar kadriem atbildīgā persona.

Attēlā ir redzams, ka ar zīmē < > atzīmētas jautājumu vai tēmu grupas, kurās var ierakstīt informāciju par pretendentu vai darbinieku. Šeit informācija ir grūti klasificējama. Tādēļ tiek dota iespēja aizpildīt katru sadaļu ar neierobežotu informācijas daudzumu, kā arī papildināt to ar citām kadru darbinieka prāt svarīgām sadaļām un šeit nepieminēto informāciju. Tādējādi CV sadaļā nav nekādu ierobežojumu informācijai, ko var ievadīt , saglabāt un izmantot saistībā ar Uzņēmuma darbiniekiem.

2.2. Pieņemšana darbā

Kad ir aizpildīts pretendenta CV, daļa no informācijas ir derīga darba līguma sagatavošanai. Pirms ķerties pie automatizētas darba līguma sagatavošanas apraksta, ir jāsniedz daži būtiski paskaidrojumi. Parasti darba līguma sagatavošana rada lielas problēmas abām līguma slēdzējām pusēm, gan darba devējam, gan darba ņēmējam. Internetā var atrast daudz līguma paraugu. Ir par “standarta” līguma paraugi, kuros ir desmitiem punktu, katrā no tiem pat vairāk 10 punktiem. Mūsuprāt tā ir liela metodiska kļūda, kad darba devējs cenšas sarežģīt līgumu. Pirmkārt, līgumā nav iespējams uzrakstīt visu, kas likumdošanā ir paredzēts, un vēl arī tās izmaiņas kas likumdošanā, kas notiks, un kuru nosacījumi būs jāpilda slēdzamā līguma darbības laikā. Otrkārt garajos līguma tekstos, arī “standarta”, ko “izdomāja” kadru daļas darbinieki, labu vēlot uzņēmuma vadītājiem, var pieļaut pat nelielu neatbilstību kādam no LR normatīvajiem aktiem vai starptautiskajiem līgumiem. Tad tāds līgums tiesā tiek uzskatīts part nepareizu un konflikta gadījumā ar darbinieku izdevumi un sodi ir jāmaksā Uzņēmumam. Treškārt ir svarīgi, lai līgums ir īss un saprotams darba ņēmējam. Jo ne katrs ir spējīgs izlasīt un saprast līgumu, sastāvošu no vairāk nekā 20 punktiem.

Tādēļ saskaņa ar Darba likuma 40 punktu piedāvājam Darba līgumu no īsiem un konkrētiem 8 punktiem. Lai to sagatavotu un izdrukātu, pēc taustiņa F2 nospiešanas tiek piedāvāta sekojoša ekrāna forma:

Amatu maiņas izvēlnē pirmo reizi aizpildot attēlā redzamo kartiņu, tiek veidots dokuments – darba līgums. Darba līguma izdrukāšanas laikā, dokumentam tiek piešķirts unikālais numurs. Ir jāpiemetina, ka saskaņa ar likumu “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” unikālais numurs tiek piešķirts visā Programmas darbības laikā, nemainot kārtību sākoties jaunam gadam.

Programmas operators ievada līguma slēgšana laiku, klasificētus (ar izvēli no klasifikatora) amatu, profesiju, darba vietu (struktūrvienību), darba uzsākšanas laiku un beigu datumu (ja līgums tiek slēgts uz noteiktu laiku), kā arī pārbaudes laiku, ja tāds tiek paredzēts. Turklāt tiek ievadīts darba laika kalendārs, apmaksa sistēma un algas apjoms atkarībā no apmaksas veida. Līgumā var būt norādīta avansa summa. Tā izmaksas kārtība, kā arī citi ar darba līgumu saistītie nosacījumi tiek ietverti Uzņēmuma kārtības noteikumos un darba instrukcijas, kas attiecas uz visiem Uzņēmuma darbiniekiem. Tādējādi tiek veidots kompakts un normatīvajiem aktiem atbilstošs darba līgums.

Ja vēla izdrukāt līgumu ir jānospiež Ctrl+P taustiņus vienlaicīgi. Parādās izdrukas forma:

Tāda līguma noformēšanas veids un saturs tika atbalstīts no Latvijas Darba inspekcijas speciālistu puses. Vēršam uzmanību uz to, ka līguma lejas daļa ir norāde uz visiem iespējamiem normatīvajiem aktiem. Tas nozīmē to, ka līgums vienmēr būs pareizs tāpēc, tajā nevar būt pretrunu ar normatīvo bāzi arī nākotnē. Konflikti starp darba devējiem un darba ņēmējiem ja tie tiek risināti tiesas ceļā vienalga tiek risināti, pamatojoties uz spēkā esošajiem likumiem, lēmumiem un noteikumiem.

Ir jāatgādina, ka līguma numurs tiek tiek piešķirts un nostiprināts pēc līguma izdrukāšanas. Līguma kopija tiek izsniegta darba devējam un tas stājas spēkā ar parakstīšanas datumu. Līguma nosacījumus var mainīt tikai pirms kopijas izsniegšanas darba devējam. Ja tomēr kaut kādu apstākļu dēļ puses vienojas mainīt nosacījumus, vai vispār atcelt līgumu pēc tā izdrukāšanas, pretendents pēc vienošanās atgriež izdrukātu kopiju un saņem jaunu versiju. Programma brīdina, ka līgums tika parakstīts un tā maiņa var notikt izņēmuma gadījumā un pēc jau pieminēto nosacījumu izpildes. Brīdinājums šeit, un arī turpmāk Programmā tādos gadījumos izskatīsies tādā veidā:

Ja Programmas operators tomēr apzināti gribēs mainīt līguma saturu, viņam jāizvēlas poga “Turpināt”

2.3. Amatu maiņa

Tā ir bieži vien notiekoša funkcija, jo darbinieki tiek paaugstināti amatā, pārcelti citā darba vietā. Katra nākamā amatu maiņa pēc darba līguma tiek noformēta ar darba devēja un Darbinieka vienošanos par līguma nosacījumu maiņu.

Attēlā ir redzams,. Ka pēc pieņemšanas darbā Ozoliņš Jānis pēc darba struktūrvienībā “Noliktava” no amata “Departamenta darbinieks” tiek turpat pārcelts Galvenā tehnologa amatā. Sakarā ar to var mainīties gan darba grafiks, gan apmaksas un citi nosacījumi. Ja darbinieks nevis tiek pārcelts uz citu darba vietu, bet apvieno amatus dažās vietās, par to tiek ielikta atzīme kartiņas pēdēja rindā “Amatu apvienošana”.Tas ir iespējams, ja atbilst LR normatīviem. Ar Ctrl+p taustiņu kombināciju ir iespējams izdrukāt šo vienošanos uz papīra:

Vienošanās tiek izdrukāta iespējami īsā veidā. Vienošanās tiek norādīts uz līgumu, kas paliek spēkā. Sakarā ar to arī vienošanās sagatavota saskaņā ar Darba likumu un citiem LR aktuāliem normatīviem.

2.4. Vienošanās par darba attiecību izbeigšanu:

Lai izbeigtu darba attiecības ir jāaizpilda rīkojuma (pavēles) datums (aile “no”) un līdz (līdz kuram datumam darbinieks vēl strādās), kā arī klasificēta informācija par atbrīvošanas iemeslu.

Tad ir iespējams izdrukāt un abpusēji parakstīt vienošanos par darba attiecību izbeigšanu, kas var izskatīties sekojošā veidā:

Šādi īsā noformēta un parakstīta vienošanās vienmēr atbildīs normatīvajiem aktiem.

2.5. Citi kadru dokumenti

2.5.1. Papildus samaksas

Piemaksu kartiņa pildās līdzīgi kā amatu maiņa. Tiek ielikts laika diapazons, kurā piemaksa darbojas, tiek izmantota arī klasificēta (Aqua lauki) un cita informācija. Rīkojums par piemaksu piešķiršanu darbiniekam var izskatīties tā:

2.5.2. Ieturējumi

Rīkojums un tā izdruka:

2.5.3. Statusa maiņa

Rīkojums un tā izdruka:

2.5.5. Atvieglojumi

Rīkojums par atvieglojuma piešķiršanu un tā izdruka:

Tādējādi visi kadru dokumenti – Darba līgums, vienošanās par tā izbeigšanu, kā arī visi galvenie rīkojumi tiek ģenerēti automātiski un izdrukāti īsā un no likumdošanas viedokļa pareizā formā. Tas atvieglina kadr daļas, vai par darbu ar kadriem atbildīgās amatpersonas darbu. Visi dokumenti tiek numurēti un izdrukāti 2 eksemplāros, ja tie ir jāparaksta.

AVS

2015. gada oktobris